Grundlage des Workshops

Die KI-Studie von TÜV Rheinland und Kommunal Agentur NRW

Grundlage ist eine aktuelle Studie zur Künstlichen Intelligenz in der Fördermittelberatung, gemeinsam erarbeitet von TÜV Rheinland Consulting und Kommunal Agentur NRW. Sie ermittelt Bedarfe, Risiken und Wünsche der Kommunen. Im Workshop wurden die Ergebnisse erstmals einer Fachöffentlichkeit vorgestellt.

Befragt wurden 4.500 Kommunen, von denen 143 qualitativ geantwortet haben:

• 80 % nennen komplexe Antragsanforderungen als Haupthindernis im Fördermittelbereich.
• 82 % zeigen sich KI-offen.

Voraussetzungen: Digitalisierungsgrad und Führungswille

KI in Kommunen ist ein spannendes neues Thema, funktioniert aber nur, wenn die Kommune entsprechend digitalisiert ist und die oberste Führungsebene das Vorhaben mitträgt. Oberbürgermeister, Bürgermeister sowie Landräte müssen für das Thema gewonnen werden und erst dann kann KI in den Kommunen wirksam umgesetzt werden.

Strategische Chancen

Interkommunaler Austausch

Ein wesentlicher Hebel liegt im interkommunalen Austausch. Insbesondere kleinere und mittlere Kommunen können sich aufgabenbezogen zusammenschließen und ihre Handlungsfähigkeit stärken.

Nachbarkommunen stehen vor identischen Aufgaben, identischen Problemen und vergleichbaren finanziellen Voraussetzungen. Wer Netzwerke aufbaut und zu digitalisierende Prozesse oder KI-gestützte Anwendungen gemeinsam erarbeitet, beschleunigt die Umsetzung erheblich und erleichtert den Umgang mit Risiken. Auch gemeinsame Schulungen oder Unterweisungen stärken den Austausch und treiben die Innovationskraft an.

Linkliste:

• Ressource Plattform interkommunales.nrw: Auf der Plattform der Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spitzenverbände sind rund 700 interkommunale Projekte dokumentiert. Die Plattform steht als Open-Data-Angebot bundesweit zur Verfügung.

Entlastung im Personalwesen und strategische Prioritäten

KI eröffnet Spielräume für strategische Prioritätensetzung und kann das Personalwesen entlasten, nicht zuletzt mit Blick auf den demografischen Wandel und die wachsenden Herausforderungen, vor denen Kommunen stehen.

Die Diskussion über KI sollte dabei nicht als reines Digitalisierungsprojekt verstanden werden. Der eigentliche Engpass vieler Kommunen liegt nicht in fehlender Technologie, sondern in der zunehmenden Überlastung administrativer Prozesse – insbesondere im Fördermittelmanagement. KI kann dazu beitragen, kommunale Handlungsfähigkeit zu sichern, indem sie Routinetätigkeiten reduziert und Freiräume für strategische Aufgaben schafft.

Der Hebel der Digitalisierung und des KI-Einsatzes liegt nicht im direkten Personalabbau, sondern darin, dass Personal nicht in gleichem Umfang nachbesetzt werden muss. Die freigewordenen Ressourcen können in andere, individuellere Aufgaben fließen oder diese erst ermöglichen. Zudem können qualifizierte Mitarbeiter Unterstützung im Bereich der Standardaufgaben erfahren und komplexere Tätigkeiten zeitintensiver und -näher betreuen.

KI für effektives Wissensmanagement gegen personengebundenes Wissen

Die Studie zeigt, dass etwa im Fördermittelbereich erhebliches Wissen personengebunden ist. Bei Elternzeit, Ruhestand oder Jobwechsel geht damit Wissen verloren. KI ermöglicht es, Wissensmanagement proaktiv und professionell aufzubauen und damit Zeit für strategisch wichtigere Themen freizusetzen.

Positives Narrativ: Zeit für gesellschaftlich Wichtigeres

Automatisierte Prozesse können Ressourcen freisetzen, die für arbeitsintensive Recherchen in Datenbanken oder strategisch wichtige, gesellschaftspolitische Themen genutzt werden – etwa Bürgerbeteiligung, Demokratiearbeit und Standortentwicklung.

• Beispiel: Die Stadt Wedel hat als Kommune auf eine Vier-Tage-Woche bei voller Auslastung umgestellt. Solche Modelle zeigen anschaulich auf, wie Verwaltungen ihre Ressourcen umverteilen können: Stadt Wedel: Work-Life-Balance bei der Arbeitgeberin Stadt

Workshop-Leitung „Künstliche Intelligenz”

Britta Jansen (TÜV Rheinland Consulting),

Carolin Krebs

Ass. iur. Cornelia Löbhard-Mann