Risiken und Zielkonflikte
Es gibt keine „KI-light”
Eine grundsätzliche Festlegung lautet: Kommunen können sich dem Thema KI nicht mehr entziehen, da die meisten Beschäftigten sie im Privatleben nutzen und deshalb auf ihre Arbeit übertragen. Ungesteuert ergeben sich erhebliche sicherheitstechnische und datenschutzrechtliche Probleme. Daraus folgt, dass nicht nur die Führungsebene und die IT, sondern auch die Fachbereiche und die Sachbearbeitung KI und deren Chancen und Risiken verstehen müssen.
Datenschutz und kommunalinterne KI
In offenen KI-Tools dürfen weder personenbezogene Daten noch Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse eingegeben werden. Eine kommunalinterne KI kann hier ein Lösungsweg sein. Verwaltungen müssen daher abwägen, was sie ihren Mitarbeitern in welchem Rahmen erlauben. Technische Leistungsfähigkeit allein entscheidet jedoch nicht über den Erfolg von KI in Kommunen. Vertrauen ist der zentrale Erfolgsfaktor. Dieses entsteht durch nachvollziehbare Entscheidungen, klare Zuständigkeiten, rechtssichere Rahmenbedingungen, Transparenz über die Nutzung von KI sowie durch die Befähigung der Mitarbeitenden.
Experimentieren und Fehlerkultur
Experimentieren ist Chance und Risiko zugleich. Dort, wo Mitarbeitende über das nötige Wissen verfügen und mit KI experimentieren dürfen, braucht es zugleich eine gute Fehlerkultur. Sie verlangt von den Mitarbeitenden, sich frühzeitig zu Fehlern zu bekennen, damit Schäden begrenzt werden können.
Nachhaltigkeit und Risikomanagement
Die Themenvielfalt für KI ist hoch. Bei jeder Anwendung in der Verwaltung sind Chancen und Risiken abzuwägen sowie ein angemessenes Risikomanagement aufzubauen.
Organisatorische Voraussetzungen
KI-Einführung als Transformationsprozess
Die Einführung von KI ist im Kern ein Transformationsprozess. Auch wenn das Wort mittlerweile viele ermüdet: Es geht um Change Management, d. h. darum, Menschen mitzunehmen, Zeit für Erprobung und Evaluation einzuräumen, Kulturen und Rituale aufzubauen und Innovation zuzulassen. Verwaltungshandeln bleibt Arbeit mit Menschen für Menschen.
Stabsstelle Digitalisierung in die Linie überführen
Das Wesen einer Stabsstelle Digitalisierung ist das Innovieren. Sobald Prozesse automatisiert sind, müssen die Aufgaben jedoch in die Linie überführt werden – verbunden mit einer Verschiebung der Schwerpunkttätigkeiten, etwa hin zu individueller Beratung in komplexen Einzelfällen. Entsprechend verändern sich Stellenprofile: Einfache Aufgaben fallen zunehmend weg, komplexe und qualifizierte Aufgaben rücken in den Vordergrund. Höher qualifizierte Stellen bleiben essenziell.
Befähigung und Schulung als Pflicht (EU AI Act)
Mitarbeiter müssen befähigt und geschult werden. Dies fordert auch der EU AI Act ein.
Ressource: Die Kommunal Agentur NRW stellte unter dem Titel „Ihre KI-Kompetenz für Mitarbeitende” ein zweistufiges Modell vor, das den Kompetenzaufbau systematisch organisiert:
- Stufe 1 – E-Learning Grundlagenschulung KI: „Awareness für alle” mit dem Ziel mündiger Mitarbeitender.
- Stufe 2 – Strategieworkshop für Verwaltungsvorstand und Führungskräfte mit Vertiefung zu Recht, Governance, Anwendungsfeldern und Strategie. Ziel ist der Aufbau von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sowie Compliance-Verantwortlichen.
Der Strategieworkshop bildet die Brücke zwischen dem Kompetenzaufbau auf Mitarbeiterebene und möglichen nachfolgenden Umsetzungs- und Pilotphasen. Der Einsatz von KI erfordert zwingend Basis-Kompetenzen der Beschäftigten in IT-Sicherheit und Datenschutz. Auch hier bietet die Kommunal Agentur NRW digitale Lernkurse an.
Die Handreichung „Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung” (Version vom 5. November 2024), herausgegeben vom Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen gemeinsam mit dem Städtetag NRW, dem Landkreistag NRW sowie dem Städte- und Gemeindebund NRW gibt Einblicke in Inhalt und Notwendigkeit einer Dienstanweisung KI. Die Eckdaten müssen kommunenindividuell herausgearbeitet und abgestimmt werden.
Bürger als Zielgruppe
Aus kommunaler Sicht sind die Bürger – ob als Privatpersonen oder als Gewerbetreibende – stets eine zentrale Zielgruppe. KI-Anwendungen sind an diesem Maßstab auszurichten. Aber auch interne und damit mitarbeiterbezogene Prozesse sind wichtiges Aufgabenfeld für den Einsatz von KI.
Workshop-Leitung „Künstliche Intelligenz”
Britta Jansen (TÜV Rheinland Consulting),
„Strategieberatung Smarte Zukunft” im Infrastrukturmanagement bei TÜV Rheinland Consulting
Carolin Krebs
Beraterin für digitale Infrastrukturen bei TÜV Rheinland Consulting
Ass. iur. Cornelia Löbhard-Mann
Sachbereichsleitung Personal und Organisation, Kommunal Agentur NRW GmbH