Daten stellen den stabilen und langlebigen Kern des Informationsmanagements in der Stadt Wien dar, der Digitale IQ der Stadt wird durch die Daten erhöht. Sie bilden das Fundament für Information und Wissen und den künftigen Digitalen Zwilling der Stadt Wien. Daten sind daher für eine smarte, intelligente und digitale Stadt ein wesentlicher Produktionsfaktor. Warum die Stadt Wien die Data Excellence-Strategie eingeführt hat, wie die Umsetzung mit DatenheldInnen gelingen kann und welche Herausforderungen damit verbunden sind, zeigt dieser Erfahrungsbericht.

1. Data Excellence-Strategie der Stadt Wien

Warum hat die Stadt Wien die Data Excellence-Strategie eingeführt?

Daten sind von grundlegender Wichtigkeit für die Digitalisierung unserer Verwaltung. Es gibt keine digitalen Anwendungen ohne Daten. Die Data Excellence-Strategie [DXS] aus dem Jahr 2019 ist eine Antwort auf existierende Herausforderungen im Datenlebenszyklus. Dazu gehören beispielsweise Datensilos, redundante Daten, manuelle Mehrfach-Datenerfassungen, unklare Datenverantwortung, aufwendige Auswertungen und mühsames Berichtswesen. Am Beginn stand die Vision:

Die Stadt Wien stellt verlässliche Informationen und Daten als zentralen Wert einer offenen Verwaltung der Zukunft zur Verfügung. Dadurch schaffen wir einen hohen Nutzen für die Bevölkerung, Wirtschaft und Wissenschaft und leisten einen Beitrag zu einer effizienten Aufgabenerledigung.

Datenquelle: Stadt Wien; Die Data Excellence (DX) kurz & bündig, 2020, S.6

Das exponentielle Wachstum von Datenmengen im Zeitalter der Digitalisierung bringt neue Herausforderungen mit sich – aber auch neue Chancen. Je besser die Stadt Wien in der Lage ist, die Wertpotenziale der Daten auszuschöpfen, umso mehr profitiert sie und kann daraus Dienstleistungen für Bürgerinnen, Bürger, Wirtschaft und Wissenschaft generieren.

Voraussetzung dafür ist eine definierte Datenstrategie, die alle erforderlichen Maßnahmen zur zeitnahen Bereitstellung von verlässlichen Daten in der benötigten Qualität umfasst, mit dem Ziel, dass die Stadt Wien eine „Data excellente“ Datenhauptstadt wird. Die Data Excellence (DX) –Strategie basiert auf 3 Säulen (siehe Abbildung 1):

• Data Governance bildet die Grundlage für ein unternehmensweit abgestimmtes Datenmanagement durch Regeln, Organisation und Prozesse – vor allem aber durch die beteiligten Menschen – sowohl auf der fachlichen, als auch auf der technischen Ebene.
• Datenqualitätsmanagement bezeichnet alle qualitätsorientierten organisatorischen, methodischen, konzeptionellen und technischen Maßnahmen, um Daten im Sinne eines Vermögenswertes zu steuern und zu verwalten.
• Enterprise Data Management: Die Stadt Wien verfügt über ein modernes und umfassendes Enterprise Data Management, um ihre Datenschätze innovativ zu nutzen: Dies ist als Grundprinzip „Daten“ der IKT-Strategie der Stadt Wien verankert.

Welche Ziele werden bei der Umsetzung der Data Excellence-Strategie verfolgt?

In unserer DX-Strategielandkarte (siehe Abbildung 2) unterscheiden wir vier Dimensionen: die MitarbeiterInnen & interne Entwicklungsperspektive, die Prozess-Perspektive, die Finanz-Perspektive und die KundInnen-Perspektive, wobei hier alle KundInnen – sowohl externe, nämlich Bevölkerung, Wirtschaft und Wissenschaft als auch interne KundInnen – gemeint sind und mit dem Überbegriff „DatenkonsumentInnen“ bezeichnet werden.

Wir haben festgestellt, dass wir eine saubere Datenlandschaft brauchen, damit etwa unser Management jederzeit Auswertungen basierend auf qualitätsgeprüften Daten abrufen, und so fundierte Entscheidungen treffen kann.

#10JahreOpenDataWien: Open Government Data nutzen alle(n)

Die Data Excellence-Strategie ist auch für die Öffentlichkeit relevant, das sind die externen DatenkonsumentInnen, für die es um die Nutzung von Daten der Stadt geht, insbesondere durch Open Government Data (OGD) und Daten, die aus rechtlichen Verpflichtungen heraus publiziert werden müssen.

Das Leitprinzip „Open by Default“ für den Zugang zu öffentlichen Daten der Stadt Wien wurde in die Data Excellence-Strategie aufgenommen, nachdem die Stadt Wien als erste deutschsprachige Stadt seit 2011 Open Data veröffentlicht. Die Stadtverwaltung stellt als öffentlich klassifizierte Daten, Dokumente und Dienste maschinenlesbar, frei und kostenlos auf dem OGD-Portal data.wien.gv.at [OGD] zur Verfügung.

Die „Wiener Prinzipien“ der Digitalen Agenda Wien sind Leitmotive für die Open Government Data -Strategie der Stadt Wien, insbesondere „Transparenz, Offenheit und Beteiligung“, „Innovation“ und „Stärkung des Wirtschaftsstandortes“. Eine proaktive, offene Datenpublikation soll die breite Verfügbarkeit und Wiederverwendung von Daten der Stadt Wien für private oder kommerzielle Zwecke unter minimalen rechtlichen, technischen oder finanziellen Zwängen fördern. Die offenen Daten und Dienste spielen eine wichtige Rolle dabei, die Entwicklung neuer Anwendungen auf der Grundlage neuartiger Möglichkeiten zur Kombination und Nutzung anzukurbeln, sowie das Wirtschaftswachstum und soziale Engagement zu fördern.

Ziel ist die Etablierung einer offenen Datenkultur sowie der Ausbau der digitalen Beteiligungs-und Nutzungsmöglichkeiten. Die aktive Zusammenarbeit mit der Öffentlichkeit wird gepflegt, um kreative und innovative Ideen als Grundlage für die Arbeit der Stadtverwaltung nutzen zu können

Was sind die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der Data Excellence-Strategie?

Die größte Herausforderung liegt im Bereich der Organisation. Wir brauchen ein grundsätzliches Verständnis für das Potenzial von Daten in unserer Verwaltung und die Fähigkeit, diese Daten nutzen zu können. Um unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitzunehmen und das Thema für alle erlebbar zu machen, kann man beispielsweise mit Datenvisualisierungen Geschichten erzählen und zeigen, welches Potenzial in der Datennutzung steckt. Verwaltungsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen sind in der Regel nicht für die Datenanalyse ausgebildet, deshalb wollen wir für die Datennutzung einfache Werkzeuge und Schnittstellen anbieten.

Best practices werden als Erfolgsgeschichten bei jeder Gelegenheit im Intranet und in der MitarbeiterInnenzeitung präsentiert und im Rahmen von Veranstaltungen hergezeigt. Eine weitere Herausforderung ist zu wissen, welche Daten wir haben und wer dafür verantwortlich ist. Die Antwort darauf ist ein Datenkatalog mit fachlichen Datenbeschreibungen, der im Intranet für alle abrufbar ist und zur Datenlandkarte weiterentwickelt wird.

Was sind Treiber bei der Umsetzung einer Datenstrategie?

Bei der Umsetzung einer solchen Strategie müssen klare Rollen definiert werden und die Personen auch dazu befähigt werden, diese Rolle auszufüllen. Es muss Personen geben, die das Thema Daten-Exzellenz vorantreiben und dabei vom Management unterstützt werden. Die damalige CIO der Stadt Wien, Ulrike Huemer hat das Thema aufgegriffen und den Start initiiert. Ein hochrangig besetzter Lenkungsausschuss entscheidet auf strategischer Ebene. Insbesondere der Personal- und Finanzbereich waren an den ersten Umsetzungen sehr interessiert. Um die Ziele der Data Excellence-Strategie zu erreichen, haben wir als Stadt Wien Projekte zur Umsetzung gestartet und klare Leistungskennzahlen definiert, um den Fortschritt messen und kommunizieren zu können.

Gute Nutzung von Daten bedeutet für die Stadt Wien, den Datenlebenszyklus in allen Bereichen der Verwaltung zu beherrschen, den Aufwand zu minimieren und dabei den größtmöglichen Mehrwert durch Daten zu generieren. Die Verantwortung hierfür liegt nicht nur bei der IT-Abteilung, sondern in allen Fachabteilungen. Deshalb hat die Stadt Wien eine Data Excellence-Organisation (siehe Abbildung 3) aufgestellt und dezidierte Rollen wie Data Stewards, Data Experts und Data UserInnen in den Fachbereichen festgelegt.

Als Data Governance-Koordinatorin koordiniere, motiviere und vernetze ich die Akteure in der DX-Organisation und berichte dem Lenkungsausschuss. Im Data Governance-Fachbeirat, den ich leite, wurden die DX-Leitfäden erstellt, werden alle fachliche Themen diskutiert und für den Lenkungsausschuss DX zur Entscheidung vorbereitet. Dort sind die DatenheldInnen der Stadt Wien zu finden.

Auf der technischen Seite gibt es in der Abteilung MA 01 – Wien-Digital eine Gruppe Data Excellence, die für die technische Umsetzung und Infrastruktur des Enterprise Data Managements, unser Data Warehouse = Vienna DX Center, das Data Profiling und das technische Datenqualitätsmanagement verantwortlich ist.

Wie werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fit für DX gemacht?

Alle bekommen eine Ausbildung mit deren Hilfe sie die individuellen Aufgaben entlang des Datenlebenszyklus bewältigen können – und zwar der jeweiligen Rolle entsprechend: eine Basis-Schulung für alle, vertiefendes Training für die Expertinnen und Experten (siehe Abbildung 4). Die Ausbildung soll dazu beitragen, dass ein gemeinsames Verständnis geschaffen wird und das Bewusstsein hinsichtlich Wert und Verwendung von Daten ein entsprechend höheres ist. Dadurch sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Stande, eine aktive Rolle im Data Excellence Netzwerk zu übernehmen.