Titelbild und Abbildungen: Andes GmbH

Wer kennt das nicht: Montagmorgen im Büro, erstmal die zahlreich eingegangenen Kundenmails prüfen. Wieder gibt es viele Rückfragen oder Anmerkungen zu bereits vorhandenen Anträgen. Die große Gefahr: Fehlende Effizienz ─ ein hoher Zeitaufwand und somit weniger Zeit für die eigentlich wichtige Aufgabe, die konzentrierte und korrekte Prüfung der Anträge. Hinzu kommen Übertragungsprobleme von Informationen aus E-Mails oder Telefongesprächen in das interne System.

Mehrarbeit durch vermehrten Mailverkehr verringert Effizienz

Büroangestellte in Deutschland erhalten laut der Bitkom – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. durchschnittlich 26 berufliche E-Mails am Tag. Dafür benötigt die durchschnittliche Arbeitnehmer:in schätzungsweise 1,5 Stunden. Darüber hinaus lenkt die Bearbeitung der E-Mails schnell ab, da es sich häufig um verschiedene Themenbereiche handelt und man immer wieder zwischen verschiedenen Systemen zur Bearbeitung wechseln muss. Ein effizientes Arbeiten über ein System, auch mit Kommunikationsmöglichkeiten sowie Statusmeldungen, ist somit für die Behördenmitarbeiter:in, wie auch Antragsteller:in, unabdingbar.

„Die Einführung eines digitalen Antragsmanagements hat die Bearbeitungszeiten der Sachbearbeiter deutlich gesenkt.“

Sebastian Höller, Baustellenmanager bei der Stadt Bergisch Gladbach

Pflichtfeldeingabe bei Antragstellung

Beim Ausfüllen von Anträgen kann es zu Fehlern kommen, welche eventuell verfälschte Resultate oder weitere Fragen mit sich bringen. Hilfreich sind deshalb Formulare mit Pflichtfeldern, um alle benötigten Informationen von der Antragsteller:in zu erhalten. Es erspart der Mitarbeiter:in in der Behörde viel Arbeit, hilft aber auch der Antragsteller:in die Anträge korrekt auszufüllen und auch eine sofortige Rückmeldung über den Eingang des Antrags zu erhalten. Die Formulare sind einfach und flexibel über die Homepage der Stadt oder Gemeinde sowie auch über die Software direkt ausfüllbar. Alles ist gebündelt in der Software sichtbar, sodass kein Antrag verloren gehen kann.

Eigene Kartenlayer effizient nutzen zur Antragsbearbeitung

Bei der Bearbeitung von Anträgen auf Verkehrsrechtliche Anordnung (§ 45 StVO) und Sondernutzung von öffentlichen Verkehrsflächen, Veranstaltungen oder auch Ausnahmegenehmigungen ist neben der Verringerung von Kommunikation per E-Mail auch die visuelle Übersicht sehr wichtig. Visuelle Elemente werden immer bedeutsamer, weil sie Informationen schneller und direkter präsentieren können. Hilfreich ist hierbei eine stets aktualisierte Karte, die alle verkehrsrechtlichen Anordnungen und weitere Kategorien anzeigt. Man hat neben den Daten aus Tabellen auch eine weitere Komponente, um einen schnellen Überblick erlangen zu können. Viele Kommunen besitzen eigene Kartenlayer, welche eingebunden und genutzt werden können, um diese auch konsequent und effizient für die Bearbeitung von Anträgen zu nutzen.

Frühzeitige Konflikterkennung verschiedener Anträge

Durch die vielen unabhängig voneinander abgegebenen Anträge kann es örtlich zu Terminkonflikten kommen. Hier muss man eine gute Übersicht behalten, damit es nicht zu zeitgleichen Maßnahmen kommen kann. Lösung für dieses Problem bietet eine direkte Anzeige für die Antragsteller:in, um eine mögliche Terminkollision mit anderen genehmigten Maßnahmen frühzeitig zu erkennen. Somit kann die Antragsteller:in bereits umplanen und die Mitarbeiter:in in der Behörde muss den Antrag nicht prüfen und ablehnen. Eine frühzeitige Konflikterkennung erspart zudem auch der Antragsteller:in Mehrarbeit oder auch eine längere Wartezeit, da sie nicht auf eine Rückmeldung seitens der Behörde warten muss, sondern den Konflikt bereits bei Antragstellung erkennen und revidieren kann. Die bearbeitende Person in der Behörde erhält somit keine Anträge mit Terminkonflikten.

Automatische Rechnungsstellung und Gebührenhinterlegung

Rechnungen sollten immer schnellstmöglich, korrekt und ohne viel Aufwand versendet werden. Eine aus Zeitmangel bedingte spätere Versendung oder falsch versendete Rechnungen sind zeit- und kostenintensiv. Effektiv ist es daher, wenn dies größtenteils automatisch geschieht und einfach an das vorhandene Dokumenten-Management-System und Finanzsystem angebunden werden kann. Durch die Möglichkeit der Gebührenhinterlegung in verschiedenen Variationen, kann dies auch von verschiedenen Mitarbeiter:innen sehr einfach bearbeitet werden.

Datenschutz und Datensicherheit

Viele Unternehmen sichern ihre Daten selten oder unregelmäßig. Die Gefahr besteht hier aber nicht nur durch Trojaner, Viren oder sonstigen äußeren Einflüssen, sondern auch durch Hard- oder Softwarefehler der Nutzer:innen. Sensible Daten sollten daher immer besonders geschützt sein. Dies ist eines unserer wichtigsten Firmencredos. Hierzu arbeiten wir mit einem kommunalen Rechenzentrum in Deutschland zusammen, bei dem die Daten gespeichert werden. Die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes und der Datenschutz-Grundverordnung ist natürlich gegeben.

Kommunale und IT-Kompetenz in einer Hand

Wir arbeiten in Deutschland und den Niederlanden mit verschiedenen Städten, Gemeinden und Kreisen zusammen und unterstützen unsere Partner in mehrfacher Form. Wie beispielsweise bei einem unserer deutschen Partner, die Stadt Bergisch Gladbach, möchten wir die dortigen Mitarbeiter:innen von unnötigen Nebenaufgaben entlasten oder den Zeitaufwand dafür verringern, sodass diese Ihre Kompetenz und Arbeitskraft für die eigentlichen Aufgaben besser nutzen können. „Ein digitaler Workflow mit teils automatisierten und optimierten Arbeitsprozessen führt zu einer deutlichen Entlastung der handelnden Mitarbeiter”, sagt Sebastian Höller, Stadt Bergisch Gladbach. Es reicht aber nicht aus, einfach eine Software zur Verfügung zu stellen. Auch der Support schon vor der Implementierung bis hin zur Nutzung ist immens wichtig.

Neben Anwendungs- oder technischen Fragen geht es besonders auch um eine persönliche Unterstützung. Uns ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter:innen in der Behörde nicht nur fachlich, sondern auch persönlich mitgenommen werden. Eine neue Software soll den Mitarbeiter:innen helfen und sie nicht vor neue Herausforderungen stellen. Daher achten wir von Anfang an darauf, dass die Mitarbeiter:in nicht mit zu vielen Informationen überlastet werden und jede:r die neue Software in seinem Tempo kennen- und schätzen lernen kann. Hilfreich ist dabei auch die sehr benutzerfreundliche und einfache Antragsbearbeitung unserer Software. Durch unsere langjährige Erfahrung mit vielen kommunalen Partnern sowie unserer vorhandenen IT-Kompetenz sind wir die richtige Lösung, um Ihnen als kompetenter Partner zur Seite zu stehen.

Nutzen Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit nicht für verzichtbare Nebenaufgaben, sondern konzentrieren Sie sich auf die eigentlichen wichtigen Aufgaben. Wir möchten mit Ihnen diesen Weg gehen!

Mehr erfahren

Kontaktieren Sie uns hierzu einfach direkt oder schauen Sie sich unsere Fallstudie zu unserer Software LTC – local traffic control – mit der Stadt Bergisch Gladbach an und schreiben uns über den Kontakt.

Andes GmbH 
Alt-Heerdt 104
40549 Düsseldorf
T: 0211  63552990 | E: 

Die Firma Andes gibt es seit knapp über 30 Jahren. Gegründet und heutiger Hauptsitz ist in Eindhoven (Niederlande). In Deutschland ist Andes seit 2018 in der Landeshauptstadt Düsseldorf ansässig.

Neben der Behördensoftware LTC, welche vor 15 Jahren entwickelt wurde, gibt es weitere Produktsäulen wie unter anderem stets aktualisierte Straßen- und Fahrradwegdatenbänke, weitere digitale Karten sowie auch Fahrzeitmatrizen für verschiedene Transportmittel mit Live-Traffic-Informationen.