Titelbild und Abbildungen: Andes GmbH
Wer kennt das nicht: Montagmorgen im Büro, erstmal die zahlreich eingegangenen Kundenmails prüfen. Wieder gibt es viele Rückfragen oder Anmerkungen zu bereits vorhandenen Anträgen. Die große Gefahr: Fehlende Effizienz ─ ein hoher Zeitaufwand und somit weniger Zeit für die eigentlich wichtige Aufgabe, die konzentrierte und korrekte Prüfung der Anträge. Hinzu kommen Übertragungsprobleme von Informationen aus E-Mails oder Telefongesprächen in das interne System.
Mehrarbeit durch vermehrten Mailverkehr verringert Effizienz
Büroangestellte in Deutschland erhalten laut der Bitkom – Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. durchschnittlich 26 berufliche E-Mails am Tag. Dafür benötigt die durchschnittliche Arbeitnehmer:in schätzungsweise 1,5 Stunden. Darüber hinaus lenkt die Bearbeitung der E-Mails schnell ab, da es sich häufig um verschiedene Themenbereiche handelt und man immer wieder zwischen verschiedenen Systemen zur Bearbeitung wechseln muss. Ein effizientes Arbeiten über ein System, auch mit Kommunikationsmöglichkeiten sowie Statusmeldungen, ist somit für die Behördenmitarbeiter:in, wie auch Antragsteller:in, unabdingbar.
„Die Einführung eines digitalen Antragsmanagements hat die Bearbeitungszeiten der Sachbearbeiter deutlich gesenkt.“
Sebastian Höller, Baustellenmanager bei der Stadt Bergisch Gladbach
