Autorin: Dr. Jennifer Fest
Kaum ein kommunales Thema ist so präsent, und gleichzeitig so diffus, wie das der Digitalisierung. Sie steht in Strategiepapieren, Wahlprogrammen und Haushaltsreden. Aber wer verantwortlich gestalten will, stößt recht schnell an Grenzen und merkt: Es fehlen Ressourcen, Zuständigkeiten und Möglichkeiten zur Planungssicherheit. Natürlich müssen und sollen Entscheidungen getroffen werden, aber oft ist unklar, welche Mittel zur Verfügung stehen oder für wie lange.
1. Orientierung im Nebel der Digitalisierung
Der neue Koalitionsvertrag verspricht nun Investitionen und Rückenwind. Mit dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS) wurde Anfang Mai erstmals eine zentrale Instanz geschaffen, die Digitalisierung in Bund und Verwaltung bündeln soll. Das ist ein sehr wichtiges Signal und vielleicht genau der Moment, an dem es sich lohnt, loszulegen. Denn eines zeigt die Erfahrung: Wer vorbereitet ist, kann Chancen nutzen, wenn sie entstehen, und bleibt handlungsfähig, auch wenn die Bedingungen schwierig bleiben.
2. Die Realität in Kommunen: Was hilft, was erschwert?
Zwischen strategischem Anspruch und operativer Umsetzung, also zwischen Theorie und Praxis, liegt bei der Digitalisierung oft eine Menge Niemandsland. Förderlandschaften sind unübersichtlich, viele Programme befristet, Projektlogiken oft zu eng gedacht.
Die Politik fordert Tempo, doch Mitarbeitende brauchen Entlastung, nicht noch mehr Aufgaben. Hinzu kommt, dass die Erwartungen an Kommunen und deren Verwaltungen wachsen, was mit Fachkräftemangel und demografischem Wandel vereinbart werden muss. In der Bevölkerung fehlt teils noch das Vertrauen in digitale Lösungen, und hinter alldem stehen oft knappe Kassen, steigende Aufgabenlast und häufig wechselnde gesetzliche Rahmenbedingungen.
Digitalisierung fühlt sich dann an wie ein weiteres Projekt auf einem ohnehin vollen Tisch. Doch es gibt auch Gründe zur Hoffnung: Trotz aller Skepsis wünschen sich die meisten Bürgerinnen und Bürger moderne Services, sie müssen nur verständlich und zugänglich sein. Es geht auch nicht darum, Digitalisierung perfekt zu machen – sondern praxistauglich. Wer heute gestalten will, braucht Klarheit darüber, wo die größten Hebel liegen – und wo man mit einfachen Mitteln spürbare Wirkung erzielen kann. Wer das akzeptiert, kann trotz widriger Rahmenbedingungen konkrete Fortschritte erzielen.
3. Digitalisierung rechnet sich – aber anders, als viele denken
Wer Digitalisierung mit klassischen Investitionsrechnungen misst, wird enttäuscht. Der Return on Investment zeigt sich selten im ersten Jahr. Aber mittelfristig entlasten digitale Prozesse, machen Abläufe transparenter, sichern Wissen – besonders dort, wo Personal fehlt oder fluktuiert. Nicht alles lässt sich beziffern, aber vieles lässt sich erleben: spürbare Vereinfachung, schnellere Rückmeldungen, bessere Übersicht.
Beispiele zeigen, was schon jetzt funktioniert: eine digitale Terminvergabe, die Wartezeiten und Telefonanrufe reduziert. Online-Formulare, die Antragsprozesse vereinfachen. Dokumentenlösungen, die das ständige Suchen nach aktuellen Unterlagen beenden. Oder interne Kommunikationsplattformen, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit ermöglichen, ohne dass ständig neue E-Mails geschrieben werden müssen.
Auch aus der Sicht von Mitarbeitenden ist das relevant: Wer merkt, dass digitale Prozesse echte Erleichterung bringen, ist eher bereit, sich auf neue Anwendungen einzulassen. Damit wird Digitalisierung nicht nur zur technischen, sondern auch zur kulturellen Veränderung, die, wie alle Change Prozesse, mit kleinen Schritten beginnt und Vertrauen aufbaut.
4. Warum jetzt ein guter Moment ist
Der Koalitionsvertrag setzt klare Signale: Kommunale Digitalisierung soll gezielt gefördert werden. Mit dem neuen BMDS wird auch strukturell etwas angestoßen, das für Kommunen wichtig ist, nämlich eine zentralere Anlaufstelle, bessere Abstimmung, hoffentlich mehr Kontinuität. Der politische Wille ist also sichtbar – jetzt kommt es auf Umsetzung und Taktung an.
Gleichzeitig gilt: Wer bereits jetzt beginnt, Projekte zu skizzieren, Ideen zu priorisieren oder Partner:innen zu suchen, wird vorbereitet sein, wenn neue Programme starten. Und wer Fördermittel einwerben will, hat mit durchdachten, skalierbaren Vorhaben deutlich bessere Chancen. Digitalisierung gelingt zwar nicht über Nacht, aber sie braucht Startpunkte. Es geht nicht darum, alles auf einmal zu lösen, sondern sich systematisch zu positionieren.
Besonders hilfreich sind dabei Netzwerke und Kooperationspartner, die kommunale Bedarfe kennen und realistische Lösungen mitbringen. Wer auf Open-Source-Systeme oder bestehende Rahmenverträge zurückgreift, kann Zeit und Kosten sparen. Und wer erste Module oder Starter-Versionen testet, bevor ganze Plattformen beauftragt werden, reduziert Risiken.
5. Drei pragmatische Prinzipien für Entscheider:innen
1. Machbar statt maximal. Groß denken ist zwar gut, aber die Pläne müssen umsetzbar sein. Viele Kommunen haben gute Erfahrungen mit kleineren, überschaubaren Projekten gemacht. Zum Beispiel mit Apps, die Bürger:innen direkt erreichen, schnell Wirkung zeigen und oft auf bestehenden Open-Source-Lösungen basieren. Das spart Geld, reduziert Entwicklungsrisiken und zeigt Erfolge nach außen wie innen. Sichtbarkeit ist dabei nicht zu unterschätzen: Wenn Verwaltung digital sichtbar wird, entsteht Vertrauen.
2. Vorbereitung statt Reaktion. Wer erst anfängt, wenn ein Förderprogramm veröffentlicht wird, verliert wertvolle Zeit. Es lohnt sich, gemeinsam mit Partner:innen erste Projektskizzen zu entwickeln – auch ohne festen Starttermin. So entsteht ein Portfolio an Ideen, das angepasst und schnell aktiviert werden kann. Gleichzeitig lässt sich so intern besser kommunizieren, worauf man hinarbeitet – was wiederum hilft, Ressourcen zu rechtfertigen oder politische Unterstützung zu sichern.
3. Einbindung statt Vorgaben. Digitalisierung gelingt nicht durch Verordnung. Sie braucht Menschen, die mitgehen. Schulungen, regelmäßige Informationsrunden, und die sichtbare Würdigung kleiner Erfolge können helfen, Motivation aufzubauen – bei der Verwaltung ebenso wie in der Bürgerschaft. Gute interne Kommunikation entscheidet oft über Erfolg oder Scheitern.
6. Fazit: Kleine Schritte, kluge Vorbereitung, offener Blick
Perfekte Rahmenbedingungen wird es nicht geben. Aber es gibt gute Gründe, gerade jetzt erste oder nächste Digitalisierungsschritte zu gehen. Wer vorbereitet ist, kann neue Chancen nutzen, ohne in Hektik zu verfallen. Digitalisierung ist kein Ziel, sondern ein unverzichtbares Werkzeug. Eines, das Kommunen helfen kann, trotz knapper Ressourcen handlungsfähig zu bleiben, und ihre Zukunft aktiv zu gestalten.
Wer sich frühzeitig positioniert, kann mitgestalten. Wer mutig beginnt, findet oft mehr Unterstützung als erwartet. Und wer Digitalisierung als Chance anstatt als Belastung sieht, wird merken, dass Veränderung machbar ist. Auch im kommunalen Alltag.
