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Vom Schulstreik zur Beteiligungsplattform bei CrowdInsights: Lukas Wolf über KI, knappe Kassen und die Substanzfrage der Bürgerbeteiligung

Lukas Wolf ist Geschäftsführer von CrowdInsights, einem in Berlin ansässigen Anbieter für Beteiligungsplattform für Kommunen und Organisationen. Sein Werdegang folgt einer ungewöhnlich geradlinigen Logik: Klassensprecher in Essen, Schülervertretung auf Stadt- und Landesebene in Nordrhein-Westfalen, Sozialwissenschaften in Berlin, mit 26 Jahren Geschäftsführer eines bundesweiten Vereins im Beteiligungsfeld. Seit gut drei Jahren verantwortet er den Aufbau und das Wachstum der CrowdInsights-Plattform. Eine Tätigkeit, in der seine fachliche Sozialisation und sein Interesse an digitalen Anwendungen zusammenkommen.

CrowdInsights hat vor wenigen Wochen eine neue Plattform-Generation veröffentlicht. Entstanden ist sie in einem rund anderthalbjährigen Entwicklungsprozess, der durch eine eigene Umfrage unter >500 Bürgern, durch zahlreiche Interviews und durch Usability-Tests vom Mockup bis zum fertigen Produkt fundiert wurde. Der fachliche Fokus liegt auf der Frage, wie informelle Beteiligungsverfahren in Verwaltungen tatsächlich häufiger, einfacher und mit messbarer Wirkung stattfinden können und welche Rolle Künstliche Intelligenz und kartenbasierte Anwendungen darin sinnvoll einnehmen.

Im Gespräch geht es um Lukas Wolfs eigene Beteiligungsbiografie, um sein Verständnis von guter Beteiligung, um die größten Hürden auf Bürger- und Verwaltungsseite, um KI-gestützte Auswertung, um die Verknüpfung von und um die Quick Wins, die in der aktuellen Haushaltskrise tragen.

1. Vom Klassensprecher zum Geschäftsführer

Du beschäftigst dich seit Jahrzehnten mit Beteiligung, deutlich länger als die meisten in dem Feld. Wie hat das angefangen?

Mein Weg in die Beteiligung beginnt mit einer ganz klassischen Beteiligungsbiografie. Das erste Mandat war das Klassensprecheramt, danach habe ich in der Schülervertretung auf Stadt- und Landesebene mitgearbeitet. Für uns war es selbstverständlich, dass wir uns nicht nur selbst beteiligen, sondern auch die Mitschülerinnen und Mitschüler in unsere Entscheidungen einbeziehen. Über Umfragen, über Gespräche, über die Frage, wozu wir eigentlich arbeiten wollen.

Ein prägender Moment war die Schulstreikbewegung. Wir hatten gedacht, ein Streik wäre nicht zu organisieren, und haben stattdessen ein „Sit-in“ im Schulhof während der Mittagspause geplant. Am Ende waren wir rund zweitausend Schülerinnen und Schüler auf der Straße und haben den ganzen Tag gestreikt. Mit unseren Protesten und Demonstrationen haben wir erreicht, dass die damals eingeführten Kopfnoten von der nächsten Landesregierung wieder abgeschafft wurden. Solche Erfahrungen prägen. Sie sind die Grundlage des Optimismus, den man in diesem Feld auf jeden Fall mitbringen muss.

Dass Beteiligung ein eigenes Berufsfeld werden kann, habe ich erst deutlich später festgestellt. Nach dem Abitur bin ich nach Berlin gegangen, habe Sozialwissenschaften studiert und mich weiter engagiert. Aus diesem Engagement ist dann ein Hauptamt entstanden: Mit 26 Jahren wurde ich Geschäftsführer eines bundesweiten Vereins im sozialen Bereich. Diese fünf Jahre waren persönlich herausfordernd und gleichzeitig sehr wertvoll. Nach einer kurzen Zwischenstation bin ich auf CrowdInsights getroffen, die jemanden für die Weiterentwicklung des Geschäfts gesucht haben. Beteiligung als Feld und digitale Anwendungen als Werkzeug. Das war die Schnittmenge, die ich gesucht habe und seit Anfang 2023 bin ich für CrowdInsights tätig.

2. Substanz vor Stil: Was gute Beteiligung ausmacht

Was muss zusammenkommen, damit du am Ende sagst, das war eine gute Beteiligung?

Ich nähere mich der Frage von zwei Seiten. Die eine, gesellschaftspolitisch relevantere Seite ist die Substanzfrage. Wann bewirkt Beteiligung wirklich etwas. Wozu wird überhaupt beteiligt? Was ist der Beteiligungsgegenstand, und inwiefern können Beiträge von Bürgerinnen und Bürgern dort tatsächlich etwas verändern? Wenn ich einen ausgezeichnet gestalteten Prozess durchführe, es aber im Kern um nichts geht, habe ich damit wenig gewonnen. Aus meiner Sicht ist die Frage nach dem Wozu? wichtiger als die Frage nach dem Wie? Das gleiche gilt für das Selbstverständnis, die eingehenden Beiträge tatsächlich ernst zu nehmen.

Die zweite Seite ist die Prozess-Seite. Hier bin ich überzeugt, dass die Kommunikation vor, während und nach der Beteiligung der entscheidende Hebel ist. Es geht darum, die Menschen mitzunehmen, sie frühzeitig zu informieren und ihnen anschließend zu zeigen, was mit ihren Beiträgen passiert ist. Was die Verwaltung, die Politik oder der initiierende Akteur tatsächlich übernommen oder verworfen hat. Nichts ist kontraproduktiver, als wenn jemand eine halbe Stunde in einen Beteiligungsprozess investiert und danach erst über die fertige Baustelle vor der eigenen Wohnung erfährt, was aus dem Verfahren geworden ist. Genau in der Phase nach dem Beteiligungsprozess wird in der Praxis oft zu wenig kommuniziert.

3. Die drei zentralen Hindernisse der Bürgerseite

Bei der Entwicklung eurer neuen Plattform habt ihr eine Umfrage unter mehr als 500 Bürgerinnen und Bürgern gemacht. Was hindert Menschen daran, sich zu beteiligen?

Vorab möchte ich erwähnen, dass die Umfrage nicht repräsentativ war. Gleichwohl sie bewusst nicht auf beteiligungsaffine Personen begrenzt war. Viele Befragte hatten zuvor noch nie an einem Bürgerbeteiligungsverfahren teilgenommen. Auf die Frage, was sie an einer Teilnahme hindert, kamen drei Hauptantworten: Zeit, komplizierte Verfahren und der fehlende Glaube an die Wirksamkeit. Also genau die Substanzfrage, über die wir gerade gesprochen haben.

Auf das Zeitproblem antworten digitale, asynchrone Formate sehr gut. Wenn ein Verfahren beispielsweise über einen Monat läuft, kann sich jeder die Beteiligung in den eigenen Alltag legen. Etwa, indem an der Bushaltestelle ein QR-Code gescannt wird, statt sich abends an einen festen Ort zu begeben. Auf das Hindernis der komplizierten Verfahren antworten wir mit dem Prinzip, dass die Beteiligung selbst mit ein bis zwei Klicks erreichbar sein muss. Ich möchte mich nicht durch ellenlange PDFs und tausend Hintergrundinformationen wühlen, bevor ich eine Antwort geben kann. Wer wirklich tiefer einsteigen will, erfahrungsgemäß sind das ca. 10 Prozent der Teilnehmenden, bekommt vertiefende Informationen optional, aber der Standardweg ist eine fünfminütige, intuitive Umfrage.

Hilfreich ist dabei auch, gelernte Interaktionsmuster aus dem privaten Internet zu adaptieren, d.h. Scrollen, Wischen, klare Visualisierungen. Diese Muster wurden in den letzten Jahren von Milliardenkonzernen erforscht, und es ist sinnvoll, sich daran zu orientieren, statt eigenständig bei null zu beginnen. Genau das ist auch der Anspruch, den Bürgerinnen und Bürger heute haben: Sie sind aus dem privaten Konsum komfortable Services gewohnt, und es ist Aufgabe der Kommunen und ihrer Dienstleister, in vergleichbarer Geschwindigkeit zu liefern.

Und zur dritten Hürde, dem fehlenden Glauben an die Wirksamkeit: Daran müssen vor allem die Träger und Kommunen arbeiten. Transparente Kommunikation kann dabei helfen, die Bürgerinnen und Bürger mitzunehmen. Ihnen zu zeigen, wie mit den Beiträgen umgegangen wird und was die nächsten Schritte sind.

4. Die Hürden der Verwaltungsseite

Wie unterscheidet sich der Blick aus der Verwaltung? Wo siehst du dort die größten Optimierungspotenziale?

Ich erlebe in den Verwaltungen zwei sehr unterschiedliche Ausgangslagen. In größeren Kommunen und Landkreisen gibt es häufig Stabsstellen oder Beauftragte, die sich ausschließlich oder überwiegend um informelle Beteiligung kümmern. Diese Kolleginnen und Kollegen haben Methodenkompetenz, kennen das Feld und ringen vor allem mit internen Themen – wie etwa der Frage, wie sie Fachreferate zur Nutzung ihrer Angebote bewegen oder wie sie sich Rückhalt von oben verschaffen.

In Kommunen ohne eine solche Stabstelle übernehmen Fachplanerinnen und Fachplaner die Beteiligung selbst. Sie wollen eine Planung an einer bestimmten Stelle verbessern, haben aber teilweise wenig methodische Erfahrung mit Beteiligungsformaten. Hier liegt ein erheblicher Teil unseres Mehrwerts: Wir bieten eine Flatrate-Beratung an, in der wir in einem einstündigen Termin ein Beteiligungskonzept für ein konkretes Projekt entwickeln. Damit nimmt die Kommune zugleich eine erhebliche Hürde, nämlich die Ausschreibung. Allein an dieser Stelle scheitern in der Praxis viele Vorhaben: Wer am Anfang eine Ausschreibung schreiben muss, investiert erhebliche Zeit und Ressourcen, bevor in der Sache überhaupt etwas vorangekommen ist.

Hinzu kommt der branchenübergreifende Erfahrungswert eines Anbieters. Verwaltungen, die sich an uns wenden, profitieren davon, dass wir Prozesse aus zahlreichen Kommunen kennen und die zugehörige Beteiligungslogik bereits in der Plattform abgebildet ist. Ich gebe in einer Standardlösung möglicherweise die Freiheit ab, jedes einzelne Element der Startseite selbst zu gestalten. Bekomme dafür aber eine durchdachte Auswertungslogik, eine etablierte Nutzerführung und eine Infrastruktur, die ich nicht selbst beschaffen muss.

5. KI in der Auswertung. Und die Pflicht zur Originaltreue

Was leistet Künstliche Intelligenz in der Beteiligung heute schon. Und wo zieht ihr bewusst Grenzen?

Die Auswertung von Textbeiträgen war lange die größte Herausforderung in der Beteiligungspraxis. Hier ist die Branche aus meiner Sicht inzwischen relativ weit: Beiträge werden zu Clustern zusammengefasst, bei umfangreicheren Texten extrahieren wir Kernaussagen aus den jeweiligen Sinnabschnitten, und auf dieser Basis lassen sich Auswertungen produzieren. Mindestens ebenso interessant ist die Digitalisierung analoger Beiträge: Wenn eine Beteiligung hybrid stattfindet, etwa mit Papier- und Online-Fragebögen, dann verarbeitet generative KI eingescannte Papierfragebögen in der Regel mittlerweile ohne Fehler. Was zuvor mit OCR-Software nur eingeschränkt funktioniert hat, ist heute praktisch gelöst.

Wir bauen derzeit zusätzlich einen Report-Generator. Trotzdem empfehle ich Verwaltungen, sich gerade die Freitexte gezielt anzuschauen, statt sich allein auf einen automatisch erzeugten Bericht zu verlassen. Beteiligung ist immer auch Kommunikation und Wertschätzung; ein KI-Bericht als alleiniges Ergebnis unterläuft beides. Bei einer unserer KI-Auswertungstechniken sorgen wir daher systematisch dafür, dass der Ursprungsbeitrag erhalten bleibt. Sowohl für die Bürgerin oder den Bürger, die ihn abgegeben hat, als auch für die Entscheidungsträger, die nachvollziehen wollen, wie ein Cluster zustande gekommen ist.

Auch in der räumlichen Beteiligung gilt eine ähnliche Zurückhaltung. Unsere Plattform stellt eine Karte für punkt- und streckenbezogene Beiträge bereit, integriert GeoJSON sowie WMTS- und WMS-Layer und kann bidirektional mit digitalen Zwillingen verknüpft werden. Trotzdem bleibt die Frage, wie tief diese Funktionalität für die Bürgerseite gehen soll. Kartografie ist die Kunst des Weglassens; entscheidend ist, was für das Verfahren tatsächlich gebraucht wird. Ob jemand durch ein 3D-Modell der Stadt navigiert oder die Höhe eines Baumes ausmessen kann, ist für die meisten Anwendungsfälle weder erforderlich noch wirkungsstiftend.

6. Beteiligung im Sparzwang: Was jetzt trägt

Die Haushaltslage der Kommunen ist angespannt. Was bedeutet das für die Beteiligungspraxis, und welche Hebel tragen aktuell?

Es ist kein Geheimnis mehr, dass die kommunalen Haushalte vielerorts unter erheblichem Druck stehen. In Nordrhein-Westfalen verfügen lediglich rund vier Prozent der Kommunen über einen ausgeglichenen Haushalt. Diese Lage führt einerseits dazu, dass Investitionen zurückgehen und in der Folge bereits weniger Planungsverfahren stattfinden, was per se zu weniger Beteiligung führt. Andererseits steht die informelle Beteiligung als freiwillige Aufgabe unter besonderem Rechtfertigungsdruck. In der Branche wird daher der Norderstedter Appell des Fachverbands Bürgerbeteiligung diskutiert, der informelle Beteiligung zur kommunalen Pflichtaufgabe machen würde.

Ich blicke realistisch auf die Lage und sehe vor allem in kleinen, organisatorisch wirksamen Hebeln Potenzial. Die Stadt Köln hat in jeder Beschlussvorlage ein Feld eingeführt, in dem Sachbearbeitende vermerken müssen, ob das Vorhaben einen Bezug zu Bürgerbeteiligung hat und im Verneinungsfall eine Begründung liefern müssen. Das kostet nichts, verändert aber die Routine in der Verwaltung. In Hoyerswerda haben wir den Plattform-Launch mit einem einfachen Gewinnspiel verbunden, um Aufmerksamkeit zu erzeugen und Bürgerinnen und Bürger zu erreichen, die später wieder ansprechbar sind. Eine Kollegin aus einer süddeutschen Großstadt setzt auf einen Rahmenvertrag, der die Anfangshürde für jedes weitere Beteiligungsvorhaben deutlich senkt. Wirksamkeit entsteht in der Regel dort, wo regelmäßiger Austausch stattfindet, etwa über eine monatliche Bürgersprechstunde bzw. wo Routinen entstehen, statt jedes Verfahren als isoliertes Projekt aufzusetzen.

Vielen Dank an Lukas Wolf für das Gespräch.

Hier reinhören in die Folge: