Johannes Vollnhals ist Gründer und Geschäftsführer der Cosmema GmbH, einem in Gaimersheim ansässigen Anbieter für die Digitalisierung von Kommunen. Seit der Gründung im Jahr 2019 entwickelt Cosmema innovative Mobil- und Webanwendungen, die die Kommunikation und Verwaltung in Städten und Gemeinden digitalisieren. Das Unternehmen zählt bereits über 400 kommunale Kunden in ganz Deutschland.
Neben seiner Tätigkeit bei Cosmema, ist der Jungunternehmer auch Doktorand im Forschungsgebiet „E-Government“ an der Universität Osnabrück in Kooperation mit der Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung (Münster). Bereits zuvor beschäftigte er sich im Rahmen seiner Bachelor- und Masterstudien am Fachbereich Wirtschaftsinformatik an der Wilhelm Büchner Hochschule, mit der Kommunikation von Kommunalverwaltungen.
In diesem Interview spricht Johannes Vollnhals über seine Gründergeschichte, das Cosmema-Lösungsportfolio und aktuelle Entwicklungen der Digitalisierung des öffentlichen Lebens von Kommunen.
1. Du hast Cosmema im Alter von 18 Jahren gegründet. Wie kam es dazu, dass Du in so jungen Jahren ein Start-Up gegründet hast, und welche Herausforderungen möchtest Du damit lösen?
Die Pandemie hat gezeigt, wie ausbaufähig die Kommunikationsinfrastruktur unserer deutschen Kommunen ist. Viele Kommunen waren nicht darauf vorbereitet, ihre Verwaltungsprozesse digital anzubieten und es bestand nur selten die Möglichkeit, ihre eigene Bevölkerung über wichtige Neuigkeiten in Echtzeit zu informieren. Dies führte zu enormen Verzögerungen, Ineffizienz und Frustrationen auf Seiten der Bürger. Man erinnert sich vielleicht an die Corona-Zeit, als die Menschen jeden Morgen die Webseite des zuständigen Landratsamts aufriefen, um die aktuelle Inzidenz in ihrer Region zu erfahren. Auf Grundlage dieser Zahlen mussten sie selbstständig herausfinden, welche neuen Regeln nun galten.
Mein Ziel mit Cosmema war es, diese Lücke zu schließen und eine nahtlose, digitale Kommunikation zwischen Bürgern und dem Rathaus zu ermöglichen.
Cosmema bietet den Kommunen daher maßgeschneiderte digitale Lösungen an, die die Kommunikation und den Austausch zwischen Bürgern und Verwaltung erleichtern. Unsere Plattformen ermöglichen es den Bürgern, Behördengänge virtuell zu erledigen – sei es das Beantragen von Dokumenten, das Buchen von Terminen oder das Einreichen von Anliegen. Die Herausforderung war, den Kommunen zu zeigen, dass diese Digitalisierung nicht nur Effizienz, sondern auch eine bessere Bürgerzufriedenheit und Transparenz mit sich bringt. Wir haben ihnen bewiesen, dass der digitale Wandel nicht teuer oder kompliziert sein muss, sondern mit den richtigen Tools einfach zu implementieren ist.
Damit tragen wir dazu bei, die Verwaltung effizienter zu gestalten, gleichzeitig den Bürgern eine flexible und schnelle Kommunikation zu ermöglichen und die Städte fit für die Zukunft zu machen.
Anzeige
Cosmema Infoterminal
Die Cosmema Terminals sind vielseitige In- und Outdoor-Terminals, die speziell dafür konzipiert sind, alle Altersgruppen in der Gemeinde zu erreichen.
Dank ihrer einfachen Bedienbarkeit und Barrierefreiheit unterstützen sie den demografischen Wandel und ermöglichen eine breite Nutzung.
2. Welchen Stellenwert nimmt Künstliche Intelligenz in den Cosmema-Lösungen ein und welche Erfahrungen hast Du beim Einsatz dieser für Kommunen damit gemacht?
Künstliche Intelligenz spielt eine zunehmend wichtige Rolle in den Lösungen, die wir bei Cosmema für Kommunen entwickeln. Ein gutes Beispiel dafür ist unser „virtueller Mitarbeiter“, auf Basis von KI, in der Stadt Dettelbach, der speziell für Kommunalverwaltungen entwickelt wurde.
Unsere positiven Erfahrungen mit KI zeigen sich vor allem in der Automatisierung von Standardprozessen wie der Beantwortung von häufigen Bürgerfragen und der DSGVO-Konformen Auswertung von Daten zur besseren Verwaltung von Ressourcen. So können Bürgeranfragen schneller und zielgerichteter bearbeitet werden, während die Verwaltung entlastet wird. In Dettelbach haben wir die Verwaltung bei der Einführung von KI-gestützten Lösungen unterstützt, um den Bürgern rund um die Uhr Zugang zu digitalen Diensten zu ermöglichen und gleichzeitig die Arbeitslast der Mitarbeiter im Rathaus zu reduzieren.
Ein großer Vorteil des KI-Einsatzes in der Verwaltung ist die Effizienzsteigerung. Künstliche Intelligenz kann Daten aus verschiedenen Quellen in Echtzeit verarbeiten, was es der Verwaltung ermöglicht, schneller auf Bürgeranliegen zu reagieren. So konnten wir in Dettelbach und anderen Kommunen die Bearbeitungszeit für viele Anfragen deutlich verkürzen und die Servicequalität für die Bürger spürbar verbessern.
Trotz dieser Erfolge ist es wichtig, auch die Risiken und Herausforderungen beim Einsatz von KI in Kommunalverwaltungen zu berücksichtigen. Eine der größten Herausforderungen ist das Thema Datenschutz. KI-Systeme verarbeiten große Mengen an Daten und es ist entscheidend sicherzustellen, dass diese Daten sicher und gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verwendet werden. Ebenso wichtig ist es, dass die eingesetzten KI-Algorithmen transparent sind, um sicherzustellen, dass Entscheidungen nachvollziehbar und fair getroffen werden. Es darf keine ‘Black Box’ entstehen, die den Bürgern oder der Verwaltung die Kontrolle entzieht. Die Antworten dürfen nur aus legitimierten Datenquellen generiert werden, um eine Rechtssicherheit zu gewährleisten. Wobei letzteres eben stark von der Qualität der Datenquelle abhängig ist.
Ein weiteres Risiko besteht in der Akzeptanz der KI-Lösungen. Mitarbeiter in den Kommunalverwaltungen können Bedenken haben, dass Automatisierung zu Arbeitsplatzverlusten führt, und Bürger könnten skeptisch gegenüber der Idee sein, dass ihre Anfragen von Maschinen statt Menschen bearbeitet werden. Daher legen wir großen Wert darauf, Aufklärungsarbeit zu leisten und die KI als Entlastung für die Mitarbeiter und nicht als Ersatz zu positionieren.
Anzeige
VaiQ – Der Konversationsagent für Kommunen: Persönlich, Aktuell und Effizient
VaiQ ist ein Konversationsagent, der speziell für den Einsatz in Kommunen entwickelt wurde. Er ist darauf ausgelegt, Bürgerinnen und Bürgern einen effizienten und personalisierten Service zu bieten, indem er deren Fragen und Anliegen in natürlicher Sprache versteht und darauf antwortet.
3. Für welche Situationen spielt aus Deiner Sicht die digitale Bürger-Kommunikation eine besonders wichtige Rolle?
Digitale Bürger-Kommunikation spielt in verschiedenen Situationen eine besonders wichtige Rolle, aber am stärksten zeigt sich ihre Bedeutung in Krisensituationen, wie etwa der vergangenen Hochwassersituation in Bayern. In solchen Extremsituationen ist es entscheidend, dass Informationen schnell und zuverlässig an die Bevölkerung weitergegeben werden, um Menschenleben zu schützen und Schäden zu minimieren. Oftmals zeigt sich, dass herkömmliche Kommunikationswege, wie lokale Nachrichten oder gedruckte Hinweise, nicht ausreichen, um Bürger rechtzeitig zu informieren. Hier kommt die digitale Kommunikation ins Spiel.
Mit der „Heimat-Info App“ haben wir eine Plattform geschaffen, die es Kommunen ermöglicht, in Echtzeit wichtige Informationen direkt auf die Smartphones der Bürger zu senden. Dabei setzen wir sowohl auf PUSH-Nachrichten als auch auf die Satellitenwarnung. Unsere App bieten nicht nur die Möglichkeit, tagesaktuelle Informationen wie Warnungen und Anweisungen zu verbreiten, sondern erlaubt auch gezielte Kommunikation auf lokaler Ebene, was in Krisen besonders wertvoll ist. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie während der Hochwasserkatastrophe in Bayern durch schnelle und gezielte digitale Kommunikation eine effektive Koordination von Sandsackbefüllungsaktionen, Rettungsmaßnahmen und Schutzmaßnahmen für Bürger möglich war.
Unsere Heimat-Info App ist, wie auch die Warn-Apps NINA oder Katwarn, an das MoWaS (Modulares Warnsystem des Bundes) angebunden. Wir treten dabei als offizieller Warnmultiplikator auf. Während NINA und Katwarn großflächige, allgemeine Warnungen auf Kreis-, Landes- oder Bundesebene abdecken, bieten unsere Lösungen eine präzisere Kommunikation auf kommunaler Ebene. Damit können Bürger nicht nur rechtzeitig über Gefahren informiert werden, sondern auch konkrete Handlungsempfehlungen und lokal relevante Informationen erhalten, die auf ihre jeweilige Situation zugeschnitten sind. In einer Krisensituation, wie einem drohenden Hochwasser, könnten unsere Apps spezifische Details zu betroffenen Stadtteilen, Straßen oder Evakuierungsmaßnahmen liefern. Außerdem hat die Kommunalverwaltung selbst die Möglichkeit, ergänzende lokale Informationen an die Bevölkerung weiterzugeben.
Anzeige
Cosmema Kommunen App
Die Kommunen App ist eine individuelle App für die Kommune, die darauf abzielt, das gesamte öffentliche Leben zu zentralisieren. Mit ihrer modularen Struktur ermöglicht sie Städten, Landkreisen und Kommunen eine maßgeschneiderte Lösung für digitale Bürgerservices und Bürgerbeteiligung.
4. Kommunale Apps leben von der Aktualität ihrer Inhalte. Häufig haben Kommunalverwaltungen jedoch knappe personelle Ressourcen, um diese aktuell zu pflegen. Wie gestaltet ihr eure Lösungen, um dieser Herausforderung zu entgegnen?
Es stimmt, dass kommunale Apps von der Aktualität ihrer Inhalte leben. Gleichzeitig stehen viele Kommunalverwaltungen vor der Herausforderung, aufgrund knapper personeller Ressourcen, diese Inhalte regelmäßig zu pflegen. Bei Cosmema sind wir uns dieser Problematik bewusst und haben unsere Lösungen so gestaltet, dass sie den Verwaltungsmitarbeitern so viel Arbeit wie möglich abnehmen.
Ein zentraler Ansatzpunkt dabei ist das Anzapfen von Schnittstellen zu bestehenden Datenbanken und Systemen der Kommunen. Viele der relevanten Informationen, wie Veranstaltungstermine, Bauvorhaben oder Verwaltungsinformationen, existieren bereits in anderen Systemen, zum Beispiel in Datenbanken für öffentliche Bekanntmachungen oder auf der Homepage der Kommune. Unsere Cosmema-Lösungen ermöglichen es, diese Daten automatisch in die App zu integrieren, sodass die Verwaltung keine doppelte Dateneingabe vornehmen muss. Beispielsweise können aktuelle Baustelleninformationen aus der kommunalen GIS-Datenbank direkt in die App übernommen werden. Ebenso können Veranstaltungstermine aus bestehenden Veranstaltungsdatenbanken eingebunden werden, ohne dass jemand manuell Inhalte pflegen muss.
Ein weiterer Ansatz, den wir nutzen, ist das sogenannte „Scraping“ von lokalen Informationsseiten. Viele relevante Informationen für Bürger, wie Nachrichten von örtlichen Vereinen, Schulen oder lokalen Medien, werden bereits auf öffentlichen Webseiten veröffentlicht. Mit den richtigen Tools können diese Informationen mithilfe von künstlicher Intelligenz automatisch erfasst und in die App eingebunden werden, sodass sie stets aktuell bleiben, ohne dass zusätzlicher personeller Aufwand entsteht.
Um den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren, setzen wir beim Erwerb von Homepage und App auf ein einheitliches und schnittstellenoffenes Content-Management-System (CMS), das es den Kommunen ermöglicht, ihre Inhalte zentral zu verwalten und diese über mehrere Kanäle hinweg auszuspielen. Mit diesem CMS können Inhalte für die Webseite, das Infoterminal und die App gleichzeitig erstellt und veröffentlicht werden. Dadurch sparen die Mitarbeiter viel Zeit, da sie Informationen nur einmalig in das System einpflegen müssen, statt mehrere Plattformen separat zu betreuen.
So kann zum Beispiel eine aktuelle Mitteilung über eine Straßensperrung gleichzeitig auf der kommunalen Webseite, im Infoterminal vor dem Rathaus und in der App veröffentlicht werden – mit nur einem Klick. Durch diese Maßnahmen stellen wir sicher, dass die Aktualität der Inhalte gewährleistet bleibt, ohne dass die Verwaltungen mit zusätzlicher Arbeit belastet werden. Unser Ziel ist es, die Arbeit so weit wie möglich zu automatisieren und die vorhandenen Datenquellen effizient zu nutzen. Damit können auch Kommunen mit begrenzten Ressourcen ihre Bürger immer auf dem neuesten Stand halten.
Anzeige
Cosmema Kommunen Homepage
Die Kommunen Homepage von Cosmema ist eine moderne und barrierefreie Plattform, die dazu dient, das öffentliche Leben der Gemeinde zu zentralisieren und zu digitalisieren. Mit einem klaren Aufbau und einer übersichtlichen Struktur bietet sie Bürgerservice auf höchstem Niveau.
5. Welche Funktionen sind Deiner Erfahrung nach besonders wichtig, damit kommunale Apps eine hohe Durchdringung in der lokalen Bevölkerung und Nutzungsintensität haben?
Damit kommunale Apps eine hohe Durchdringung in der lokalen Bevölkerung und eine intensive Nutzung erreichen, müssen sie den Alltag der Bürger spürbar erleichtern. Aus meiner Erfahrung sind dabei vor allem Funktionen wichtig, die einen direkten Mehrwert bieten und häufige Interaktionen im täglichen Leben unterstützen.
An erster Stelle stehen dabei lokale Neuigkeiten. Die Bürger möchten wissen, was in ihrer Umgebung passiert – ob es neue Bauprojekte gibt, lokale Veranstaltungen anstehen oder wichtige Mitteilungen aus der Verwaltung erfolgen. Eine App, die diese aktuellen Informationen bündelt und einfach zugänglich macht, fördert Vertrauen und Bindung zur Kommune. Auch Informationen von Vereinen und Organisationen sind für viele Bürger relevant und sollten eingebunden werden.
Eine der am häufigsten genutzten Funktionen ist der Abfallkalender. Viele Bürger suchen regelmäßig nach Informationen zu den Abholzeiten für Müll und Recycling. Eine digitale Erinnerung an diese Termine, am besten mit Push-Benachrichtigungen am Vortag, bietet einen klaren Mehrwert und sorgt dafür, dass die App regelmäßig genutzt wird.
Informationen zu Tankstellenpreisen oder anderen alltäglichen Bedürfnissen wie Parkmöglichkeiten sind ebenfalls von großer Bedeutung. Solche Funktionen ermöglichen es den Bürgern, wertvolle Zeit und Geld zu sparen, was die Attraktivität der App weiter steigert. Ein weiterer entscheidender Punkt ist die digitale Terminbuchung für das Rathaus oder andere kommunale Dienste. Diese Funktion erspart den Bürgern Wartezeiten und erleichtert die Planung von Behördengängen. Unsere Erfahrung zeigt, dass dieser Service stark nachgefragt wird, da er den Bürgern Flexibilität bietet und gleichzeitig die Effizienz in der Verwaltung steigert.
Neben den konkreten Funktionen ist es wichtig, dass die App eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche bietet. Unsere Heimat Info App, hat gezeigt, dass interaktive und personalisierte Inhalte die Nutzungsintensität erheblich erhöhen.
Zusammengefasst: Eine kommunale App muss den Bürgern nicht nur statische Informationen liefern, sondern interaktive und maßgeschneiderte Inhalte bieten, um eine hohe Durchdringung und intensive Nutzung zu erreichen. Lokale Neuigkeiten, praktische Funktionen wie der Abfallkalender und Echtzeitinformationen zu Alltagsbedürfnissen tragen dazu bei, dass die App zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Alltag der Bürger wird. Die Zentralisierung des gesamten öffentlichen Lebens steht dabei im Mittelpunkt.
Wir danken Ihnen für das inspirierende Interview und freuen uns auf die weitere Entwicklung von Cosmema!
Anzeige
Heimat Info App
Die Heimat-Info-App ist eine modulare Plattform, die Kommunen und Landkreisen eine einfache Implementierung für digitale Bürgerservices und Bürgerbeteiligung ermöglicht.
Zudem zentralisiert die App das gesamte öffentliche Leben der Kommune und stellt die „Digitale Heimat“ dar.
