Sein fachlicher Fokus liegt auf der generativen KI und ihrer Nutzbarmachung im Arbeitsalltag der Verwaltung, von der eigenen Praxis als Planer über Bürger-Chatbots bis zur Integration in Fachverfahren. Aus diesem Doppelblick heraus hat er ein eigenes Modell für den KI-Einsatz in der Verwaltung entwickelt, das er in seinen Kursen und Vorträgen vermittelt.

Im Interview spricht Marvin Grote über seinen Weg in die KI-Praxis, über konkrete Anwendungen in der Jugendhilfeplanung, über die Ebenen des KI-Einsatzes in der Verwaltung, über die Rolle von Transparenz und das Human-in-the-Loop-Prinzip sowie über seinen Workflow für KI-gestütztes Beschwerdemanagement, den er auf dem KGSt-Forum am 17. September vorstellen wird.

1. Vom Studium zur Doppelrolle

Sie sind hauptberuflich Jugendhilfeplaner und parallel bundesweit als KI-Trainer unterwegs. Wie kam diese Verbindung zustande, und wo setzten Sie generative KI in Ihrer eigenen Praxis als Erstes ein?

Ich habe im Bachelor Soziale Arbeit studiert und ein Masterstudium angeschlossen. Bereits in dieser Zeit, im Jahr 2020, hatte ich erste Berührungspunkte mit dem Thema KI in der sozialen Arbeit. Den Eintritt in das Trainer-Feld markierte ein Zertifikatskurs am Anfang meiner Stelle als Jugendhilfeplaner im Landkreis Stendal. Aus einem Gespräch am letzten Tag des Kurses, kurz nach dem Erscheinen von ChatGPT Ende 2022, wurde die Einladung zu einer Tagung mit einer Stunde Redezeit. Der Vortrag kam an, die Teilnehmenden fragten nach einer kompletten Fortbildungsreihe; das war der Beginn meiner heutigen Trainer-Tätigkeit.

In meiner eigenen Praxis als Planer habe ich ChatGPT als Coworker hinzugezogen, um konkrete Fragen aus dem Berufsalltag rückspiegeln zu lassen. Daraus entstanden Checklisten und vollständige Pläne. Inhaltlich interessieren mich vor allem stark individualisierte Fragen: Ich schaue mir einen bestimmten Sozialraum an, kenne die Jugendlichen oder Familien dort und lasse ein KI-Modell Thesen aufstellen, wie es den Menschen unter veränderten Bedingungen ergehen könnte. Datenschutz ist dabei ein wichtiges Thema. Häufig bekomme ich auf diesem Weg ein neues Bild und vor allem neue Fragen, mit denen ich in der Planerpraxis weiterarbeite.

2. Ebenen des KI-Einsatzes in der Verwaltung

Sie haben ein eigenes Modell für den KI-Einsatz in der Verwaltung entwickelt. Welche Ebenen unterscheiden Sie?

Ganz unten steht die technisch-systemische Ebene: Fachanwendungen, Fachverfahren, Datenverarbeitung, also das, was grundlegend technisch die Verwaltung umfasst. Auf dieser Ebene hält generative KI immer mehr Einzug, etwa über Pilotprojekte zur Integration in Verwaltungssoftware.

Die nächste Ebene ist die Bürger- und Beteiligungsebene, für mich als Planer besonders spannend. Bürger-Chatbots auf den Startseiten von Städten und Landkreisen werden zunehmend verbreitet; im Hintergrund arbeitet generative KI mit eingepflegten Verwaltungsdaten. Eine fragende Bürgerin oder ein Bürger kann in nahezu jeder Sprache eine Frage stellen und bekommt eine zugeschnittene Antwort, bis hin zum Hinweis, welcher Sachbearbeiter zuständig ist.

Die dritte Ebene ist der operativ-fachliche Bereich: Sachbearbeiter, Teamleiter und Führungskräfte setzen generative KI in Form von Sprachmodellen in den eigenen Arbeitsprozessen ein. Ziel ist Effizienz und Qualitätssteigerung durch bessere Aufbereitung der Daten, mit denen ohnehin gearbeitet wird.

3. KI-Kompetenz auf allen Ebenen und Transparenz als Grundprinzip

Sie sagen, KI-Kompetenz werde sowohl auf Sachbearbeiter- als auch auf Führungsebene gebraucht. Was bedeutet das im Arbeitsalltag, und welches Stichwort ist Ihnen dabei am wichtigsten?

Auf beiden Ebenen muss eine KI-Kompetenz entwickelt werden. Im Idealfall ist die Person bereits fachlich gut aufgestellt, gerade im Bereich Change Management und Führung; in Verbindung mit KI-Kompetenz wird das aus meiner Sicht ganz wichtig für die Entwicklung der nächsten Jahre. Aus Sicht der Führungskraft eröffnet sich der KI-Einsatz im Führen eines Teams, in Mitarbeitergesprächen und in der Zuarbeit, auch die Kommunikation lässt sich verbessern. Aus Sicht der Mitarbeitenden geht es darum, den eigenen Aufgabenbereich neu zu betrachten und Prozesse Richtung Standardisierung zu öffnen.

An allererster Stelle steht für mich Transparenz. Wer generative KI im eigenen Aufgabenbereich nutzt, sollte das offenlegen, ebenso die Führungskraft. Es geht darum, in den einzelnen Zwischenschritten eine Einsicht zu ermöglichen: Wie viel habe ich mit KI gearbeitet, wie sieht das in meinem eigenen Aufgabenbereich aus? Davon lebt das Thema.

4. „Werde ich in Zukunft noch gebraucht?“

Die Frage „werde ich in Zukunft noch gebraucht“ wird in der Verwaltung viel diskutiert. Wie gehen Sie damit um, und wo verläuft für Sie die Grenze zwischen KI-Einsatz und menschlicher Expertise?

Diese Frage lese ich derzeit überall. Mein Appell ist, verstärkt auf KI-Kompetenz zu achten, weil es eine neue Fähigkeit ist, ein kompletter neuer Fähigkeitenbaum, den ich mir am Ende selbst aneigne. Wer versteht, dass diese Technologie sich nutzen lässt, um Dienstleistungsangebote und Arbeitsprozesse zu verbessern, schaut auf ein deutlich positiveres Bild als jemand, der vor allem auf die Veränderungsängste blickt.

Dabei ist die Abgrenzung zur menschlichen Expertise zentral. Wir reden vom Human-in-the-Loop-Prinzip: Überall dort, wo ein menschlicher Ermessensspielraum wichtig ist, sollten wir die menschliche Expertise und das Wissen bewahren. Für die Verwaltungslandschaft in Deutschland heißt das aus meiner Sicht, Quick Wins zu identifizieren, mit denen für Sachbearbeitende und Bürger/innen zügig Entlastung entsteht, gleichzeitig aber dort konsequent auf den Menschen zu setzen, wo seine Experten-Expertise ein KI-Modell nicht ersetzen kann.

5. Vom Basiskurs bis zur Führungsweiterbildung

Wie sieht Ihr Kursangebot heute aus, und wie hat es sich entwickelt?

Das Angebot hat sich aus den Kursen und dem Feedback der Teilnehmenden entwickelt. Einstiegsformat ist der KI-Basis-Kurs über zwei Tage, für Verwaltungen, in denen Mitarbeitende noch unsicher sind, aber den Weg in die Nutzung beginnen wollen. Neben Fragezeiten gibt es viele praktische Übungen, etwa kleine Hackathons, in denen die Teilnehmenden eigene Use Cases ausarbeiten. Darauf bauen die Aufbaukurse auf, in denen Teilnehmerkreise, die mehrfach bei mir waren, an komplexeren Themen und eigenen Praxisbeispielen arbeiten.

Der KI-Update-Kurs ordnet die ganze Bandbreite ein: Bürger-Chatbots, spezialisierte Fachanwendungen, KI-Software zur Transkription von Gesprächen und Protokollen. Schließlich gibt es KI und Führung als eigenes Format. Aus meiner Sicht gehört das zusammen und lässt sich nicht mehr voneinander trennen; deshalb verbinde ich darin Change Management mit der KI-Entwicklung.

6. KGSt-Forum: Workflow für KI-gestütztes Beschwerdemanagement

Auf dem KGSt-Forum am 17. September 2026 sind Sie als Speaker geladen. Welches Thema präsentieren Sie dort?

Mein Thema ist das Beschwerdemanagement. Der Ursprung war eine Anfrage der Stadt Wolfsburg im vergangenen Jahr: Wie geht ein Sachbearbeiter, wie eine Führungskraft mit einer Beschwerde um, die häufig selbst mit KI geschrieben wurde? Beschwerden nehmen in allen Verwaltungsbereichen aktuell massiv zu, auch weil KI auf der Bürgerseite genau das ermöglicht. In meinem Programmpunkt zeige ich in rund zwanzig Minuten einen Workflow, mit dem sich eine Beschwerde datenschutzkonform mit jedem KI-Modell bearbeiten und clustern lässt, bis hin zu einem ersten Antwortschreiben. Das ist für mich ein klares Best-Practice-Beispiel dafür, wo KI in der kommunalen Praxis unmittelbar sinnvoll eingesetzt werden kann.

Wir danken Ihnen für das aufschlussreiche Interview und freuen uns auf Ihren Beitrag beim KGSt-Forum!