Freren, August 2026. Fünf eigenständige Gemeinden, eine Verwaltung, ein digitaler Kanal: Die Samtgemeinde Freren hat mit der FREREN SuperApp™ eine Lösung gefunden, die zeigt, wie kommunale Digitalisierung auch jenseits der großen Städte funktioniert. Knapp 220.000 Zugriffe im Jahr, über 82.000 Euro Gutscheinvolumen und ein Zugangssystem, das physische Schlüssel überflüssig macht – die Zahlen sprechen für sich.
Abhängig von Algorithmen
Bevor es die SuperApp gab, lief Bürgerkommunikation in Freren entweder über das monatliche Mitteilungsblatt mit entsprechendem Vorlauf oder über soziale Netzwerke, auf denen Algorithmen die Sichtbarkeit bestimmten. Carsten Bäumer, IT-Leiter und Stellvertretender Hauptamtsleiter der Samtgemeinde Freren, hatte früh eine konkrete Vorstellung davon, was er brauchte: „Ich wollte unbedingt vorne aufs Handy drauf, mit Push-Nachricht. Dass wenn wir eine News haben, das Handy klingelt und die Leute sehen: Samtgemeinde Freren hat eine Meldung.“
Der erste Einschnitt kam, als die eigene App auf Basis von chayns® aus dem Apple App Store entfernt wurde. Rund 40 Prozent der Nutzer, nämlich die iPhone-Besitzer, waren damit nicht mehr per Push erreichbar. Drei Anläufe für eine eigene App im App Store scheiterten. Als Übergangslösung liefen die Inhalte über den Facebook Business Manager, der sie automatisch in die App und die sozialen Netzwerke ausspielte. Es funktionierte, aber die Abhängigkeit von einer Drittplattform blieb. Als Tobit.Software die SuperApp ankündigte, zögerte Bäumer nicht: „Da brauchte ich nicht lange überlegen.“
Ein digitales Dach für fünf Gemeinden
Die FREREN SuperApp wird aus dem IT-Budget der Samtgemeinde finanziert und bildet heute den zentralen Kommunikationskanal. Jede Mitgliedsgemeinde betreibt unter dem gemeinsamen Dach eine eigene chayns-Site und kommuniziert eigenständig mit ihren Bürgern. Wer aus einer Gemeinde keine Nachrichten möchte, deaktiviert sie einfach in den App-Einstellungen. Heute sind drei der fünf Mitgliedsgemeinden in der App vertreten. Gemeinden, die anfangs noch zurückhaltend waren, fragen inzwischen aktiv nach Zugängen.
„Das Ultralokale ist der große Vorteil“, sagt Bäumer. „Eine Veranstaltung, die nur für Beesten gedacht ist, wird auch nur dort ausgespielt. Das können die Gemeinden jetzt selbst steuern.“
Die App ersetzt nicht die Homepage, sondern ergänzt sie als Newskanal. Blaulicht-Meldungen erscheinen wenige Stunden nach einem Einsatz als kurzer Bericht in der App. Verzögerungen beim Schwimmpass-Verkauf werden per Push kommuniziert, bevor die ersten Bürger vor verschlossenen Türen stehen.
Finja beantwortet, was das Rathaus schließt
Mit der SuperApp hielt auch der Intelligent Agent „Finja“ Einzug in die Bürgerkommunikation. Sie beantwortet Anfragen rund um die Uhr in natürlicher Sprache, ohne dass das Verwaltungsteam eingreifen muss. Rund 80 Bürgeranfragen beantwortet Finja inzwischen pro Monat, am häufigsten zu den Öffnungszeiten des Waldfreibads. „Finja kennt freren.de auswendig. Wenn etwas Spezielles gefragt wird, verweist sie direkt auf die richtige Stelle oder gibt gleich die Antwort.“
Dass der Weg dahin nicht reibungslos verlief, gehört zur Ehrlichkeit. Nutzer formulierten ihre Anliegen häufig nicht als vollständige Fragen, sondern gaben einzelne Stichworte ein. Der Agent wurde deshalb so angepasst, dass er gezielt nachfragt und fehlenden Kontext selbst ergänzt.
Gutschein, Freibad und digitale Schlüssel
Seit Juli 2021 läuft der Samtgemeindegutschein als digitales System, entstanden aus einer Kooperation zwischen Samtgemeinde und dem lokalen Handels- und Gewerbeverein. Vorher verwaltete der HGV seine Gutscheine mit Excel-Listen. Mit wachsendem Volumen war dieser Prozess nicht mehr tragbar. Nach einem gemeinsamen Besuch bei Tobit.Software in Ahaus startete das digitale System. Heute gibt es 44 Akzeptanzstellen, seit dem Start wurden mehr als 16.000 Gutscheine ausgegeben.
Seit der Saison 2025 verkauft die Samtgemeinde Freibad-Tickets online über die SuperApp. In den ersten vier Wochen der Saison 2026 erfolgten bereits mehr als 100 Online-Käufe. Einschließlich Zehnerkarten wurden dabei rund 300 digitale Freibad-Tickets verkauft. Wer ein Online-Ticket kauft, geht am Kassenhäuschen vorbei. Der QR-Code-Scan am Drehkreuz genügt. Wer einen Samtgemeindegutschein besitzt, kann damit direkt in der App bezahlen. Das mittelfristige Ziel ist ein weitgehend unbemannter Einlass.
Gleichzeitig misst ein LoRa-Temperatursensor im Waldfreibad seit seiner Inbetriebnahme die aktuelle Wassertemperatur und zeigt sie in Echtzeit in der SuperApp an. Das analoge Infoboard mit manuell eingestellten Temperaturen entfällt.
Noch einen Schritt weiter geht chayns Lock, ein digitales Zugangssystem, das in zwei Turnhallen installiert wurde. Sportvereine erhalten ihre Zugangsberechtigungen über ihre chayns-ID und öffnen die Türen per QR-Code direkt mit dem Smartphone. Die Vereinsvorsitzenden verwalten die Berechtigungen eigenständig, die Samtgemeinde behält jederzeit den Überblick. Physische Schlüssel entfallen, der Verwaltungsaufwand sinkt. „Die Sportvereine sind zufrieden, weil sie die Zugänge selbst regeln können. Für uns ist es eine win-win-Situation“, sagt Bäumer.
Über Tobit.Software
Tobit.Software entwickelt seit 1986 am Standort Ahaus digitale Plattformen für Unternehmen, Kommunen und Organisationen. Rund 200 Mitarbeitende entwickeln Lösungen für Kommunikation, Zusammenarbeit und digitale Geschäftsprozesse. Zum Portfolio gehören SideKick™, ein KI-System mit mehr als 50 integrierten Sprachmodellen sowie die SuperApp™ für Kommunen und Organisationen. Technologische Basis ist chayns®, ein cloudbasiertes Betriebssystem für digitale Plattformen und KI-Anwendungen. Das Partnernetzwerk umfasst mehr als 2.000 Unternehmen im deutschsprachigen Raum.
