Digitaler Winterdienst macht Wackersdorf bereit für den Winter

In Wackersdorf bedeutet das konkret: Drei Unimogs räumen mit Schneepflug die größeren Straßen in den Ortsteilen. Für die Räumarbeiten in kleineren Straßen und Gassen werden kommunale Kleinfahrzeuge eingesetzt. Bushaltestellen, Gehwege und Friedhöfe werden per Hand geräumt und gestreut.

Winterdienst in Wackersdorf: Der
Weg in Richtung Digitalisierung

Doch die Gemeinde Wackersdorf hatte im Winter bisher nicht nur mit Schnee und Eis, sondern auch mit anderen, typischen Problemen zu kämpfen: Die Dokumentation des Winterdienstes auf Papier gestaltete sich häufig als zeitaufwendig und kompliziert. Und auch die Organisation der Fahrten war jeden Tag aufs Neue eine Herausforderung. Da nicht in Echtzeit verfolgt werden konnte, wer sich wo befand, war es schwierig, schnell festzustellen, ob wirklich jede Straße abgefahren wurde.

Erster Bürgermeister Thomas Falter und der Bauhof waren sich einig: Es soll gemeinsam eine effiziente, digitale Lösung erarbeitet werden.

Digitalisierung bedeutet auch Wandel, doch eine anfängliche Unsicherheit konnte inzwischen ausgeräumt werden. Vor allem auf Mitarbeiterebene mussten dafür aber neue Schritte gewagt werden. Um Unklarheiten zum Thema Datenschutz zu beseitigen, wurde dem Personalrat ein Dokument vorgelegt, durch das ersichtlich war, welche Daten der Mitarbeitenden erfasst werden. „Vor allem die Tatsache, dass die App die Aufzeichnung automatisch stoppt, wenn Mitarbeitende die Straße verlassen, hat uns dann aber überzeugt“, erzählt ein leitender Mitarbeiter, und weiter: „Letztendlich geht es bei der Erfassung der zurückgelegten Strecke auch um die Sicherheit der Mitarbeitenden.“

Auf der Suche nach einem geeigneten System für den Winterdienst fiel die Entscheidung schließlich schnell auf den Anbieter „EineStadt“, da deren Anwendung in Wackersdorf bereits routiniert vom Bauhof für die Kontrollen und Wartung von Spielplätzen, Hundestationen, Sitzgelegenheiten, Straßenschäden, Grünflächen und Gebäudeinventar genutzt wurde. Nachdem die Lizenz erworben wurde, konnte das cloudbasierte System von den Mitarbeitern von EineStadt eingerichtet werden. Der Bauhof erhielt anschließend eine kurze, anschauliche Schulung, dann ging es los: Eine Testfahrt konnte erfolgreich abgeschlossen werden. „Die Aufzeichnung meiner Route funktioniert einwandfrei“, freut sich der Bauhofleiter während der ersten Fahrt. Die abgefahrenen Straßen werden in der übersichtlichen Karte grün dargestellt; die noch nicht abgefahrenen bleiben rot.

Wie funktioniert der digitale Winterdienst?

Sobald Mitarbeitende die digitale Karte in der EineStadt-App öffnen, beginnt nach Zustimmung bereits die Auswertung der Standortdaten. Diese werden wie gewohnt durch Mobilfunkdaten und GPS bestimmt. Die Route wird in der App automatisch in der Karte aufgezeichnet.

Während der Fahrt ist nun stets der eigene Standort sichtbar, dargestellt durch einen blauen Punkt auf der Karte. Während der gesamten Aufzeichnung pulsiert das rote „Record-Symbol“ in der Winterdienst-App. Und auch offline funktioniert das Tracking: Sobald Mitarbeitende wieder im Empfangsgebiet sind, färben sich hellgrüne Linien dunkelgrün.

Während der Fahrt können Mitarbeitende in der digitalen App auch Besonderheiten oder Probleme dokumentieren: Per Touch, Spracheingabe oder mit einem Foto werden Missstände schnell festgehalten. Der betroffene Straßenabschnitt wird in der Karte dementsprechend markiert. Das Problem kann im System direkt an Mitarbeitende oder externe Firmen weitergeleitet werden, um es beseitigen zu lassen. Und auch, wenn es auf der Straße tatsächlich einmal zu Sach- oder Personenschäden kommt, kann die Streckendokumentation jederzeit weitergeleitet werden. „Dadurch ist das Haftungsrisiko jetzt drastisch reduziert“, sagt der Bauhofleiter Herr Keil erleichtert.

Aufträge planen und verteilen

Sowohl am PC als auch auf mobilen Endgeräten wird ein Kalender eingeblendet, in dem neue Aufträge angelegt werden oder bei Krankheit ein vorhandener Auftrag einem anderen Mitarbeitenden zugewiesen werden. Auch Tournummer, KFZ-Kennzeichen oder Notizen können im Auftrag ergänzt werden.

Strecken können verschiedenen Mitarbeitenden zugewiesen werden und bekommen dann eine Stecknadel in der Karte. Je nachdem, ob geräumt oder gestreut werden soll, bekommen die Stecknadeln eine individuelle Farbe.

Mitarbeitende erhalten ihre Aufträge für die Kontrollfahrt und den Räum- und Streudienst automatisch gegen Mitternacht und können diese dann nacheinander abarbeiten. Das verwendete Material wie Sole, Salz oder Splitt, kann bei Bedarf erfasst werden. Die Mitarbeitenden geben zuletzt noch eine digitale Unterschrift für das abgefahrene Gebiet ab.

T. Falter, erster Bürgermeister der Gemeinde freut sich: „Die App von EineStadt reduziert Bürokratie und erleichtert Kommunikation und Workflows erheblich. Die vielseitigen Möglichkeiten im Winterdienst haben uns überzeugt.“

Aufträge auswerten, Berichte erstellen –
für einen rechtssicheren Winterdienst

Die fahrerbezogene Auswertung zeigt farblich in einer Karte dargestellt, wo der Winterdienst am selben Tag bereits stattgefunden hat und wo er noch aussteht. „Und falls Mitarbeitende eine Strecke nicht innerhalb der erforderlichen Zeit abgefahren haben, werde ich per Mail benachrichtigt. Dann muss mit der einzelnen Person Rücksprache gehalten werden, ob es Probleme gab“, erklärt der Bauhofleiter.

Streckenprotokolle lassen sich auch noch Monate später nach Straße, Mitarbeitenden und Datum filtern, in Tabellenform anzeigen und als PDF oder Excel ausgeben lassen. Genaue Zeitstempel werden hier aus Datenschutzgründen ausgeblendet und können erst nach Freigabe des App-Anbieters eingesehen werden. 

Durch die detaillierte Auswertung kann Wackersdorf außerdem genau feststellen, wie viele Tonnen Splitt und Salz jeden Tag verbraucht wurden.

Unkomplizierter Start: Die digitale
Lösung kann schnell eingesetzt werden

Benötigt wird für den digitalen Winterdienst ein aktuelles Straßennetz vom örtlichen Vermessungsamt. Mitarbeitende brauchen nur noch ein Tablet oder Smartphone mit Android oder iOS, eine Halterung für die Frontscheibe – und die Lizenz bei EineStadt.

Wackersdorf macht es vor, zahlreiche weitere Gemeinden, Städte und Winterdienst-Unternehmen in ganz Deutschland machen es nach und erleichtern sich die Arbeit im kalten Winter durch die brandneuen Möglichkeiten der Digitalisierung.