Im Februar und März 2026 haben wir 62 kommunale Digitalisierungspraktiker/innen gefragt: Wo sehen Sie die größten Potenziale und Herausforderungen hinsichtlich der Steigerung der Lebensqualität durch Digitalisierung? Die Ergebnisse zeigen: Widerstände innerhalb der Organisation stellen derzeit die größte Herausforderung dar, das größte Potenzial digitaler Angebote wird dort gesehen, wo derzeit auch die größten Reibungsverluste entstehen – zwischen Innovation und Verwaltungsalltag.
1. Warum dieser Leitfaden existiert
Im Februar und März 2026 haben wir 62 kommunale Digitalisierungspraktiker/innen gefragt: Wo sehen Sie die größten Potenziale und Herausforderungen hinsichtlich der Steigerung der Lebensqualität durch Digitalisierung? Die Umfrage kommt zu folgenden Ergebnissen:
- Widerstände innerhalb der Organisation stellen derzeit die größte Herausforderung dar
- Das größte Potenzial digitaler Angebote wird dort gesehen, wo derzeit auch die größten Reibungsverluste entstehen: Zwischen Innovation und Verwaltungsalltag
- Vor allem fachübergreifende Abläufe und Querschnittsprozesse sollten im Zuge der Digitalisierung verbessert werden
In einem gemeinsamen Webinar am 6. März 2026 haben wir diese Ergebnisse mit den Umfrageteilnehmer/innen diskutiert. Entgegen der naheliegenden Erstdiagnose, die sich vor dem Hintergrund der kommunalen Haushaltskrise auftut, konnte herausgearbeitet werden, dass komplexe Zuständigkeiten, fehlende Prozesssteuerung und Verharrungskräfte stärker ausbremsen als fehlende Finanzen. Kompetenzbildung und Vernetzung könnten Abhilfe schaffen, aber die Landschaft bestehender Unterstützungsangebote für Kommunen ist unübersichtlich.
Mit diesem Leitfaden möchten wir diese Unübersichtlichkeit ordnen und Orientierungswissen an die Hand geben. Unsere Erfahrung zeigt, dass Menschen in Digitalisierungspositionen mit ähnlichen Motivationen auf dieselben Herausforderungen stoßen. Um passgenaue Hilfestellungen anzubieten, arbeiten wir mit einer Persona, die stellvertretend für all jene Menschen stehen soll. Wie sehr erkennen Sie sich und Ihre Herausforderungen wieder?
Personen hinter der Initiative
- Lena Sargalski — Stabsleitung Strategie, Innovation und Digitalisierung, Stadt Bad Salzuflen
- Jan Klumb — Referent für Ordnung, Digitale Verwaltung und Bürger:innenservice | Standesbeamter | Stellv. Vorsitzender NExT e. V.
- Martina Nolte — Teamleitung eGovernment bei Stadt Mönchengladbach | Mitglied des Vorstands NExT e. V.
- Thorsten Rode — IT-Leiter bei Stadt Nettetal | Speaker | AI Strategist & Trainer
- Julian Rosenbaum — Wissenschaftlicher Mitarbeiter, vhw – Bundesverband für Wohnen und Stadtentwicklung e.V.
- Finn-Ole Ellerbrock — Referent, Bundesvereinigung City- und Stadtmarketing Deutschland
- Jürgen Block — Geschäftsführer, Bundesvereinigung City- und Stadtmarketing Deutschland e.V.
- Dimitri Ravin — Content & Partnerschaften bei urban-digital.de
2. Wer ist Thomas Neupreuß?
Thomas Neupreuß ist 44 Jahre alt und arbeitet als Digitalisierungsbeauftragter in einer mittelgroßen deutschen Kommune mit rund 48.000 Einwohnern. Er hat Verwaltungswissenschaften studiert und koordiniert seit einigen Jahren die Digitalisierung der Verwaltung und fungiert als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, IT und Kommunalpolitik. Er verfügt über solides IT-Grundwissen, ist jedoch kein Spezialist.
Er begegnet dem Thema Digitalisierung mit großer Leidenschaft und verfolgt das Ziel, digitale Lösungen effizient, rechtssicher und alltagstauglich in die bestehenden Verwaltungsprozesse zu integrieren, sodass sie einen spürbaren Mehrwert für die Bürger/innen und Mitarbeitenden der Verwaltung schaffen.
Was ihm jedoch fehlt, ist eine klare Orientierung im unübersichtlichen Feld der Möglichkeiten. Ihm mangelt es an Überblick über geeignete Netzwerke und Plattformen mit erprobten Praxisbeispielen. Zudem steht er häufig vor organisatorischen Hürden, ohne zu wissen, wie vergleichbare Herausforderungen andernorts erfolgreich bewältigt wurden.
3. Thomas Neupreuß’ Herausforderungen
Vielleicht kennen Sie die nachfolgenden Situationen auch aus Ihrem Alltag. Für die meisten Herausforderungen gibt es bereits konkrete Unterstützungsangebote.
„Ich fühle mich allein mit diesem Thema.“
Typische Situation
Thomas Neupreuß schreibt um 12:30 Uhr eine E-Mail in die NExT-Community. Betreff: „Hat jemand Erfahrungen, wie man die Fachämter von einem neuen Prozess überzeugt?“ Binnen von 5 Minuten erhält er eine Antwort von einer Amtskollegin aus Münster, die erst vor kurzem einen Storytelling- und Kommunikationsseminar absolviert hat.
Bedarf
Austausch mit Gleichgesinnten, die die gleichen Strukturen kennen und denselben Alltag erleben.
Lösungsansatz
NExT (Netzwerk digitale Verwaltung) und NEGZ (Kompetenznetzwerk Digitale Verwaltung) verbinden CDOs, Digitalisierungsbeauftragte und Sachbearbeitende aus Kommunen und anderen Behörden für Austausch auf Augenhöhe, Veranstaltungen und konkrete Praxishilfe.
„Ich will nicht das Rad neu erfinden. Ich möchte sehen, was andere schon umgesetzt haben.”
Typische Situation
Thomas Neupreuß soll dem Bürgermeister erklären, warum ein bestimmtes digitales Projekt sinnvoll ist. Er braucht kein Strategiepapier, sondern er braucht ein konkretes Beispiel aus einer ähnlichen Kommune, das er zeigen kann. Auf Stadtimpulse findet er eine Fallstudie aus einer Stadt mit ähnlicher Einwohnerzahl und gleicher Ausgangslage.
Bedarf
Zugang zu konkreten, übertragbaren Praxisbeispielen aus deutschen Kommunen.
Lösungsansatz
Stadtimpulse dokumentiert umgesetzte Digitalprojekte aus deutschen Kommunen und zwar mit Kontext, Rahmenbedingungen und Learnings. Ideal, um Argumente für den Stadtrat zu finden oder eigene Projekte einzuordnen.
→ stadtimpulse.de
„Die Kolleginnen und Kollegen wollen das nicht – wie können Mitarbeitende bei Veränderungen begleitet werden?”
Typische Situation
Thomas Neupreuß beobachtet, dass vor allem ältere Kollegen sich mit den Veränderungen in der Verwaltung schwertun. Aus der Verunsicherung im Umgang mit den neuen Anwendungen und den damit einhergehenden Ängsten, nicht Schritt halten zu können, entstehen Verharrungskräfte, die zukunftsgerichtete Entwicklungen behindern. Im Internet sucht er professionelle Weiterbildungsangebote, die seinen methodischen Werkzeugkasten erweitern.
Bedarf
Konkrete Methoden und Kompetenzen, um Widerstände in der Organisation zu überwinden.
Lösungsansatz
Das Fortbildungsangebot des vhw – Bundesverband für Wohnen und Stadtentwicklung e.V. umfasst praxisnahe Kurse zu Veränderungsmanagement, Beteiligung und digitaler Transformation – zugeschnitten auf die Anforderungen von Kommunen.
„Niemand nutzt das, was wir gebaut haben. Warum?”
Typische Situation
Der neue Online-Service ist live. Thomas Neupreuß hat den Livebetrieb der Anwendung gemeistert. Aber die Nutzungszahlen sind enttäuschend. Die Bürger:innen kommen nicht oder sie scheitern beim ersten Klick. Er versteht: Digitalisierung ohne Nutzerfreundlichkeit ist nur ein digitaler Behördengang.
Bedarf
Verständnis dafür, was gute digitale Behördenleistungen ausmacht, aus Sicht der Nutzenden.
Lösungsansatz
Der KERN UX-Standard bietet kommunalen Verwaltungen einen gemeinsamen Rahmen für verständliche, einheitliche und nutzerfreundliche digitale Services. Kein Luxus – sondern Grundlage dafür, dass Digitalisierung beim Menschen ankommt.
„Wie setze ich ein Digitalprojekt wirklich von Anfang bis Dauerbetrieb um?”
Typische Situation
Thomas Neupreuß hat eine gute Idee, ein Budget und politische Rückendeckung. Was er nicht hat: einen klaren Weg von der Idee zum Dauerbetrieb. Wo fängt man an? Wie skaliert man? Wie sorgt man dafür, dass ein Pilotprojekt kein Pilotprojekt bleibt?
Bedarf
Schritt-für-Schritt-Orientierung für die praktische Projektumsetzung in kommunalen Verwaltungen.
Lösungsansatz
Das Rezeptbuch von Re:Form gibt kommunalen Praktikerinnen und Praktikern eine praktische Orientierung für die Umsetzung von Digitalprojekten – von der Planung bis in den Betrieb. Erscheint in Kürze.
4. Thomas Neupreuß’ Perspektive: Ihre Beteiligung ist gefragt
Die Welt der kommunalen Digitalisierung bewegt sich schnell: Neue Angebote entstehen, bestehende Formate entwickeln sich weiter, und was Sie und Thomas Neupreuß heute brauchen, kann in sechs Monaten schon anders aussehen. Aus diesem Grund soll dieser Leitfaden stetig aktualisiert und weiterentwickelt werden.
Deshalb treffen wir uns alle zwei Quartale, mit Digitalisierungspraktiker/innen wie Thomas Neupreuß und mit den Anbietern der Formate, die in diesem Leitfaden stehen. Das Ziel: gemeinsam besprechen, was wirklich hilft. So bleibt dieser Leitfaden lebendig und nah an der Realität derer, für die er gemacht ist.
