Die öffentliche Verwaltung steht unter erheblichem Veränderungsdruck: Personalmangel, demografischer Wandel, Kostendruck und Digitalisierung wirken gleichzeitig. Stellen werden nicht immer nachbesetzt, erfahrene Mitarbeitende gehen in den Ruhestand und mit ihnen droht wichtiges Prozesswissen verloren zu gehen. Zugleich wächst aus der Bevölkerung der Anspruch, Verwaltungsleistungen effizienter, transparenter und zukunftsfähig zu gestalten.
In vielen Verwaltungen fehlt jedoch eine belastbare Wissensbasis über die eigenen Abläufe. Vor diesem Hintergrund sprechen wir mit Vanessa Schäfer aus dem Lahn-Dill-Kreis und Curtis Große von den Digitalen Komplizen darüber, wie Prozesswissen sichtbar gemacht werden kann und warum darin ein zentraler Hebel für Verwaltungsmodernisierung liegt.
Wo liegt für Verwaltungen aktuell das eigentliche Problem?
Curtis Große: Der Veränderungsdruck ist offensichtlich. Schwieriger ist die Frage, worauf Verwaltungen ihre Entscheidungen stützen können. Häufig fehlt ein belastbarer Überblick über die eigenen Prozesse, Zuständigkeiten und Abhängigkeiten. Ohne diese Wissensbasis lässt sich Modernisierung nur schwer gezielt steuern.
Vanessa Schäfer: Das war auch bei uns der entscheidende Punkt. Es fehlte nicht an Motivation, sondern an Transparenz. Viele Entscheidungen und Abläufe beruhten auf Erfahrung, auf Einzelbeobachtungen oder auf dem, was im Alltag sichtbar wurde. Für eine strategische Weiterentwicklung reicht das nicht aus, denn es braucht eine gemeinsame Wissensbasis, auf die wir uns bei Entscheidungen stützen können.
Warum wird dieses Wissensproblem gerade jetzt so drängend?
Vanessa Schäfer: Mehrere Entwicklungen kommen zur gleichen Zeit zusammen. Der Druck, Leistungen effizient zu erbringen, steigt. Gleichzeitig gehen erfahrene Mitarbeitende in den Ruhestand. Mit ihnen verschwindet oft Wissen, das nie systematisch dokumentiert wurde. Für die Organisation ist das ein reales Risiko.
Curtis Große: Viele Abläufe funktionieren über Jahre hinweg, weil einzelne Personen sehr genau wissen, wie es in der Praxis läuft. Solange diese Menschen da sind, fällt das kaum auf. Kritisch wird es in dem Moment, in dem Stellen wegfallen oder Übergaben anstehen. Dann zeigt sich, wie stark Prozesse an Einzelwissen hängen.
Warum reicht es nicht aus, auf einzelne digitale Werkzeuge zu setzen?
Curtis Große: Digitale Lösungen können nur dann sinnvoll ausgewählt und eingesetzt werden, wenn man die eigene Organisation versteht. Fehlt dieses Verständnis, wird Digitalisierung schnell zu einem punktuellen Eingriff. Dann verändert man einzelne Schritte, ohne die eigentlichen Schwachstellen oder Potenziale wirklich zu erfassen.
Vanessa Schäfer: Als Verwaltung merken wir, dass genau darin die Schwierigkeit liegt, denn wir bekommen viele Angebote und viele Versprechen präsentiert. Eine zusätzliche Lösung schafft jedoch noch keine Klarheit für uns. Zuerst muss sichtbar werden, wie die eigenen Abläufe tatsächlich funktionieren. Erst dann lässt sich entscheiden, wo Vereinfachung, Automatisierung oder digitale Unterstützung wirklich sinnvoll sind.
Vanessa Schäfer
Vanessa Schäfer (LinkedIn) leitet beim Lahn-Dill-Kreis in Wetzlar den Bereich Organisation und Digitale Transformation und begleitet dort seit mehreren Jahren Veränderungsprozesse an der Schnittstelle von Verwaltung, Organisation und Digitalisierung.
Curtis Große
Curtis Große (LinkedIn) ist Mitgründer der Digitalen Komplizen und begleitet seit 2014 kommunale Start-ups, Städte und Verwaltungen auf ihrem Weg in die digitale Zukunft. Mit KOMIQ liegt der Fokus auf einer schnellen Prozessanalyse, die Kosten und Risiken greifbar darstellt und Verwaltungen eine belastbare Grundlage für fundierte Entscheidungen gibt.
Was war für Sie deshalb der richtige Ausgangspunkt?
Vanessa Schäfer: Wir brauchten keinen weiteren abstrakten Lösungsansatz, sondern einen Weg, unser eigenes Wissen systematisch zugänglich zu machen. Entscheidend war dabei, dass Mitarbeitende ohne große Hürden einbezogen werden können. Das Wissen ist vorhanden, es ist nur oft nicht strukturiert erfasst.
Curtis Große: Dort setzen wir mit KOMIQ an. Der Ansatz ist bewusst so gestaltet, dass Verwaltungen ihr Wissen selbst sichtbar machen können, statt zunächst neue fachliche Barrieren aufzubauen.
Wie funktioniert das in der Praxis?
Curtis Große: Mitarbeitende beschreiben ihre Arbeitsschritte so, wie sie sie aus dem Alltag kennen. Sie müssen keine formale Prozesssprache beherrschen und keine langen Workshops durchlaufen. Die KI verarbeitet diese Angaben, verknüpft die einzelnen Schritte und fragt nach, wenn Informationen fehlen oder Zusammenhänge unklar bleiben. Auf diese Weise entsteht aus praktischem Erfahrungswissen ein belastbares Prozessbild. Es bleibt nicht bei der reinen Erfassung. Die Informationen lassen sich weiter auswerten. Man erkennt Medienbrüche, unklare Zuständigkeiten, kritische personelle Abhängigkeiten und unnötig aufwendige Abläufe. So wird aus Wissen eine Grundlage für konkrete Entscheidungen.
Vanessa Schäfer: Für uns war das ein zentraler Unterschied, denn wir werden als Verwaltung damit selbst handlungsfähig. Wissen wird nicht nur von außen analysiert, sondern aus der Organisation heraus sichtbar und nutzbar gemacht. Dadurch wird implizites Wissen greifbar. Viele Mitarbeitende wissen sehr genau, wie Abläufe tatsächlich funktionieren, aber dieses Wissen wird selten systematisch festgehalten. Sobald es sichtbar wird, entsteht eine andere Qualität im Austausch über Prozesse und Weiterentwicklung.
Sie sprechen von Selbstermächtigung. Was bedeutet das in diesem Zusammenhang?
Curtis Große: Die Verwaltung kann ihre Entwicklung nur dann nachhaltig steuern, wenn sie ihre Prozesse aus eigener Kraft verstehen und bewerten kann. Wer dieses Wissen in der eigenen Organisation aufbaut, stärkt die fachliche Souveränität und wird unabhängiger bei der Frage, welche Lösungen wirklich passen.
Vanessa Schäfer: Für mich ist das ein entscheidender Punkt. Modernisierung wird dadurch nicht zu etwas, das von außen kommt und intern nur umgesetzt werden muss. Sie beginnt in der Organisation selbst. Mitarbeitende werden zu einem aktiven Teil der Veränderung, weil ihr Wissen die Grundlage dafür bildet.
Welcher konkrete Nutzen entsteht daraus für die Steuerung?
Curtis Große: Der große Nutzen liegt in der Priorisierung. Wenn Prozesse sichtbar sind, werden auch Risiken, Aufwände und Optimierungspotenziale klarer. Entscheidungen können dadurch auf einer deutlich belastbareren Grundlage getroffen werden. Verwaltungsmodernisierung wird dort besonders wirksam, wo sie aus der Organisation selbst heraus entsteht. Entscheidend ist nicht das nächste Versprechen, sondern Klarheit über die eigenen Abläufe und die Fähigkeit, daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen.
Vanessa Schäfer: Man sieht nicht nur, dass Handlungsbedarf besteht, sondern auch, wo er am größten ist. Das macht Diskussionen sachlicher und Entscheidungen präziser. Die Arbeit an den eigenen Prozessen ist keine Nebenfrage. Sie ist die Voraussetzung dafür, Veränderungen überhaupt gezielt angehen zu können.
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