Lena Sargalski ist seit zehn Jahren in der Stadtverwaltung Bad Salzuflen tätig, einer Mittelstadt mit rund 55.000 Einwohnerinnen und Einwohnern in Ostwestfalen-Lippe. Als Chief Digital Officer verantwortet sie die strategische Ausrichtung der Verwaltung in der digitalen Transformation und leitet den Stab Strategie, Innovation und Digitalisierung.

Begonnen hat sie 2016 auf einer neu geschaffenen Stelle für E-Government und Organisation. Am 02.02.2022 trat die Digitalstrategie der Stadt in Kraft. Gefördert aus den Modellprojekten Smart Cities wurde Bad Salzuflen nicht, die Stadt musste daher von Anfang an mit begrenzten Ressourcen priorisieren.

Live auf der Smart Country Convention 2026 in Berlin habe ich mit ihr darüber gesprochen, was sich in zehn Jahren verändert hat, warum digitale Angebote nicht an der Stadtgrenze enden sollten, warum Kommunen einen Rückkanal zu Land und Bund brauchen und wo KI in der Verwaltung messbaren Nutzen stiftet.

1. Zehn Jahre Verwaltungsdigitalisierung

Sie haben 2016 auf einer neu geschaffenen E-Government-Stelle begonnen. Was hat sich seitdem verändert?

Lena Sargalski: Nach meinem dualen Studium habe ich 2016 eine neu geschaffene Stelle im Bereich E-Government und Organisation angetreten. Damals setzte sich in vielen Kommunen, auch in Ostwestfalen-Lippe, die Erkenntnis durch, dass es Personen braucht, die sich um digitale Verwaltungsarbeit kümmern. Heute, zehn Jahre später, stehen wir an einem ganz anderen Punkt und betrachten aus verschiedenen Perspektiven, wie sich digitale Lösungen nachhaltig verankern lassen, für Bürgerinnen und Bürger, für Unternehmen und für die Stadtverwaltung selbst.

Mit einer Umorganisation 2019 ist bei uns ein eigener Stab entstanden, der Stadtgesellschaft und Mitarbeitende im digitalen Wandel begleitet. Der Gedanke dahinter: Es reicht nicht, überall Technologie einzuführen, sie muss so integriert werden, dass optimierte Arbeitsabläufe entstehen und Mitarbeitende wie Kundinnen und Kunden einen Mehrwert spüren. Mit drei Kolleginnen kümmere ich mich um Prozessmanagement, digitale Dienstleistungen über unser Serviceportal und die Entwicklung digitaler Prozesse.

Eine Transformation lässt sich allerdings nicht aus einer einzelnen Organisationseinheit heraus entwickeln. Wir sind auf die Offenheit und Zuarbeit der rund 35 Organisationseinheiten unserer Verwaltung mit 700 Mitarbeitenden angewiesen. Dabei habe ich den Vorteil, dass ich jede Person in der Verwaltung noch direkt erreichen kann. Das wird aus meiner Sicht häufig vergessen: Digitale Transformation gelingt nicht nur für die Menschen, sondern mit den Menschen.

2. Digitale Verwaltung und digitale Stadtentwicklung

Bad Salzuflen setzt nicht nur auf digitale Verwaltungsleistungen, sondern auch auf eine App für Gäste und Einwohner. Warum?

Lena Sargalski: Als mittelgroße Stadt ohne Förderung aus den Modellprojekten Smart Cities mussten wir von Anfang an genau überlegen, worauf wir den Fokus setzen. Ein Schwerpunkt ist, den alltäglichen Kontakt mit der Verwaltung angenehmer zu machen, die Servicequalität zu steigern und Informationen transparenter bereitzustellen. Digitale Stadtentwicklung sollte dabei jedoch nicht unberücksichtigt bleiben. Wer in einer Mittelstadt lebt, hat vermutlich weniger als zwei Behördenkontakte, nutzt aber das Gradierwerk oder leiht sich Bücher in der Stadtbücherei aus. Wir wollen daher auch sichtbar machen, was Bad Salzuflen lebenswert macht.

Unsere App bündelt vor allem touristische Angebote, etwa Rundgänge oder Ideen für einen Tag mit schlechtem Wetter, und bietet zugleich einen niederschwelligen Einstieg zu den wichtigsten Leistungen der Stadtverwaltung. Der Vorläufer richtete sich an Reise- und Übernachtungsgäste. Da die digitale Infrastruktur und die gepflegten Daten bereits vorhanden waren, stellen wir sie nun allen Zielgruppen zur Verfügung. Bewusst haben wir uns gegen eine klassische App aus den App-Stores entschieden und eine Progressive Web App konzipiert, die sich ohne Download auf dem Handy speichern lässt.

Darüber hinaus stelle ich die Frage, ob wirklich jede Stadt eine eigene App braucht. Unsere digitalen Dienstleistungen müssen nach gesetzlicher Vorgabe standardisiert aufbereitet werden, und über eine Schnittstelle liefern wir diese strukturierten Daten bereits an Landesportale. Dennoch gibt es 2026 keine einheitliche Plattform, über die sich staatliche und touristische Informationen gebündelt nutzen lassen. Menschen bewegen sich nicht nur innerhalb einer Stadtgrenze: Wenn ich in Berlin zu Besuch bin, warum sollte ich dafür 60 unterschiedliche Apps herunterladen müssen?

3. Standards statt Zersplitterung

Kommunen führen einen Großteil der Bundes- und Landesleistungen aus. Was bedeutet das für ihre IT?

Lena Sargalski: Nach meiner Einschätzung ist die Kommune in rund 80 Prozent der Fälle die ausführende Stelle für Bundes- und Landesleistungen. Entstanden ist dadurch eine sehr diverse IT-Landschaft, von Eigenentwicklungen bis zu großen Anbietern, die sich am Markt durchgesetzt haben, mit sehr unterschiedlich gelebten Prozessen. Eine kleine oder mittlere Stadt erstellt einen Wohngeldbescheid vermutlich anders als eine Großstadt mit anderen Rahmenbedingungen.

Diese Zersplitterung macht mich inzwischen müde und, ehrlich gesagt, auch frustriert. Wenn wir eine Bundes- oder Landesaufgabe erfüllen müssen, wünsche ich mir die passenden Werkzeuge: eine zentral bereitgestellte Software mit der Pflicht, sie zu nutzen, oder zumindest verbindliche Standards und Schnittstellen. Gerade eine Kommune in schwieriger Haushaltslage kann Eigenentwicklungen mit immer weniger Personal und Geld kaum noch zuverlässig betreiben.

Selbst dort, wo es Vorgaben gab, wurden sie nicht immer befolgt. Während der Corona-Pandemie wurde für die Übermittlung der Zahlen an das RKI eine bestimmte Software vorgegeben, viele Gesundheitsämter haben sich dennoch nicht daran gehalten. Wer sich nicht an Standards hält, muss aus meiner Sicht auch Konsequenzen spüren. Wir müssen stärker standardisieren und dabei akzeptieren, dass es Einschnitte geben kann, weil wir vor Ort nicht mehr alles leisten können.

4. Rückkanal und interkommunale Zusammenarbeit

Wenn Kommunen und Land sich in der Sache einig sind, woran scheitert die Umsetzung?

Lena Sargalski: Es fehlen Rückkanäle zum Land. Das Land veranstaltet zwar Runden, in denen man sich einbringen kann, dahinter steht aber keine Struktur und kein fester Ansprechpartner, bei dem man Impulse geben kann. Die Richtung ist fast immer top-down und nur selten bottom-up.

Demotivieren lassen wir uns davon nicht. Stattdessen verbünden wir uns in der kleinstmöglichen Einheit, ganz im Sinne des Subsidiaritätsprinzips. Im Kreis Lippe tauschen sich die Digitalisierungsbeauftragten der 17 lippischen Kommunen einmal im Monat aus und arbeiten an einer gemeinsamen Agenda. Wir denken inzwischen sogar darüber nach, ob wir Dienstleistungen vollständig auf eine andere Organisation übertragen können, statt selbst Personal und Technik vorzuhalten. In Ostwestfalen-Lippe gibt es dafür eine hohe Vertrauensbasis, und das ist bei solchen Transformationsprojekten aus meiner Sicht ganz wichtig.

Kommunale Interessenverbände wie Städtetag sowie Städte- und Gemeindebund bringen die Belange der Kommunen durchaus ein. Ich sehe aber nicht immer, dass das in der Umsetzung konkreter Vorgaben Wirkung zeigt. Kommunen sind ein ganz wichtiger Akteur, damit der Staat in Deutschland überhaupt funktioniert. Umso mehr irritiert mich, dass die Stimme der Kommunen in den Debatten um Staatsmodernisierung und Entbürokratisierung selten sichtbar ist. Wenn laut aktuellem eGovernment Monitor nur noch rund ein Drittel der Bevölkerung dem Staat vertraut, ist das ein alarmierendes Zeichen.

5. Haushaltsdruck und Fördermittel

Viele Kommunen stehen unter erheblichem Haushaltsdruck. Wie blicken Sie auf die Finanzierung der Digitalisierung?

Lena Sargalski: Viele Kommunen in NRW befinden sich in der Haushaltssicherung oder werden dorthin rutschen. Dann bleiben im Wesentlichen nur noch pflichtige Leistungen, während freiwillige Leistungen wie ein Freibad, touristische Angebote oder Stadtfeste drastisch gekürzt werden müssen. Es braucht daher eine ehrliche Priorisierung, auch auf politischer Ebene: Was kann und will sich der Staat künftig noch leisten? Zudem braucht es andere gesetzliche Handlungsspielräume, damit Defizite nicht zwangsläufig in ein Haushaltssicherungskonzept führen.

Bei Förderprogrammen bin ich zwiegespalten. Die Modellprojekte Smart Cities haben Innovation angestoßen und Menschen in die Verwaltungen gebracht, die man sonst nicht gewonnen hätte. Eine Verstetigung hat jedoch in den meisten Fällen nicht stattgefunden, und die Übertragbarkeit auf alle Kommunen ist nicht gegeben. Hinzu kommt der Aufwand: Fördermittel zu beantragen und zu dokumentieren ist so bürokratisch, dass man gefühlt eine eigene Stelle dafür braucht. Gleichzeitig wird bei uns bis 2030 jede dritte Person der 700 Mitarbeitenden in den Ruhestand gehen. Damit geht nicht nur Personal, sondern auch sehr viel Wissen.

6. KI und digitale Dividende

Wo sehen Sie trotz dieser Lage Chancen durch künstliche Intelligenz?

Lena Sargalski: Trotz dieser Ausgangslage bin ich positiv gestimmt. Auf dem Kongress der Kämmerinnen und Kämmerer in NRW wurden Digitalisierung und KI nie als etwas dargestellt, das man sich nicht mehr leisten kann. Mein Ziel ist allerdings nicht, allen Mitarbeitenden standardmäßig eine generative KI zur Verfügung zu stellen, ohne messen zu können, ob dadurch Einsparungen oder andere Wirkungen wie eine bessere Servicequalität oder schnellere Bearbeitungszeiten entstehen.

Wir priorisieren stattdessen pflichtige Aufgaben mit hohen Fallzahlen, hoher Komplexität und langen Liegezeiten, bei denen unsere Prozessdaten bereits einen sichtbaren Bedarf zeigen. Entscheidend ist, eine digitale Dividende nachweisen zu können. Dabei muss es nicht immer KI sein: Auch Automatisierung und Prozessoptimierung können helfen, den Staat schlanker und effektiver zu machen.

Lena, vielen Dank für das Gespräch.